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Aktualisiert Juni 2026

Zeiterfassungssoftware für Agenturen: 10 Tools im Vergleich (2026)

Die meisten Agenturen erfassen Zeiten falsch. Jemand öffnet Toggl, tippt "Kundenarbeit", startet einen Timer und stoppt ihn eine Stunde später. Bei der Rechnungsstellung öffnet man eine Tabelle und versucht, diese Einträge mit tatsächlichen Projekten und Aufgaben abzugleichen. Das dauert länger als nötig und die Zahlen stimmen nie ganz.

Aufgabenverknüpfte Zeiterfassung hängt jeden Eintrag an die spezifische Aufgabe, zu der er gehört. Wenn die Abrechnung kommt, führt man einen Bericht aus und die Arbeit ist bereits nach Kunde, Projekt und Aufgabe organisiert.

Dieser Leitfaden behandelt 10 Tools, die von Agenturen genutzt werden: Worklenz, Harvest, Toggl Track, Clockify, Hubstaff, Everhour, Paymo, Teamwork, Timely und TMetric. Vergleichstabelle oder lesen Sie die Details zu jedem Tool unten.

Warum aufgabenverknüpfte Zeiterfassung wichtig ist

Die Lücke zwischen erfasster und abgerechneter Zeit ist der Ort, an dem der Gewinn einer Agentur verschwindet. Ein Teammitglied protokolliert 6 Stunden als "Designarbeit" und 2 Stunden als "Meetings". Bei der Abrechnung muss jemand herausfinden, welche Designarbeit für welchen Kunden war, welche Meetings abrechenbar waren und ob diese 8 Stunden mit der Projektschätzung übereinstimmen. Bei einer beschäftigten Agentur dauert das pro Person und Woche etwa 30 Minuten. Multipliziert mit 10 Personen verbringt man jeden Freitag 5 Stunden mit administrativer Arbeit, die automatisch hätte geschehen sollen.

Wenn Zeiteinträge an Aufgaben hängen, weiß die Aufgabe bereits, zu welchem Projekt und Kunden sie gehört. Abrechenbare Stunden werden zum Zeitpunkt der Erfassung von nicht abrechenbaren getrennt. Berichte sind verfügbar, wenn man sie braucht, nicht erst am Tag vor der Rechnungsstellung.

Das zweite Problem: ob das Zeiterfassungstool in das Projektmanagementsystem integriert ist oder als separate App läuft. Separate Tools verursachen Synchronisierungsprobleme. Jemand protokolliert Zeit in Harvest, aber die Aufgabe in Asana wird zu einem anderen Zeitpunkt als abgeschlossen markiert. Der Projektmanager schaut in zwei Systeme und keines hat das vollständige Bild.

Schnellvergleich

Tool Kostenloser Plan Aufgabenverknüpft Abrechenbar/nicht abrechenbar Rechnungsstellung Einstiegspreis
Worklenz Ja Ja Ja Nein Kostenlos
Harvest Nein Nein Ja Ja $12/Nutzer/Monat
Toggl Track Ja Nein Ja Nein Kostenlos (5 Nutzer)
Clockify Ja Nein Ja Nein Kostenlos (unbegrenzt)
Hubstaff Nein Nein Ja Ja $7/Nutzer/Monat
Everhour Nein Ja Ja Ja $8,50/Nutzer/Monat
Paymo Ja Ja Ja Ja Kostenlos (1 Nutzer) / $9,90
Teamwork Ja Ja Ja Ja $10,99/Nutzer/Monat
Timely Nein Nein Ja Nein $9/Nutzer/Monat
TMetric Ja Nein Ja Nein Kostenlos / $7/Nutzer/Monat

Aufgabenverknüpft bedeutet, dass Zeiteinträge strukturell an bestimmte Aufgaben gebunden sind, nicht nur einem Projekt zugeordnet.

1. Worklenz

Free plan + self-hostable  ·  github.com/Worklenz/worklenz

Beste Wahl für Agenturen: aufgabenbasiert + kostenlos

Worklenz erfasst Zeit auf Aufgabenebene. Jeder Eintrag ist an die Aufgabe gebunden, die Aufgabe an das Projekt und das Projekt an den Kunden. Wenn man einen Abrechnungsbericht abruft, sind die Daten bereits so organisiert, wie es die Rechnungsstellung erfordert.

Der Timer befindet sich in jeder Aufgabe. Man öffnet sie, klickt auf Start, arbeitet, stoppt. Der Eintrag wird automatisch gegen diese Aufgabe erfasst. Man kann Zeit auch manuell eingeben, indem man vergangene Einträge mit Datum und Dauer hinzufügt, was für Personen nützlich ist, die ohne Timer arbeiten.

Abrechenbar vs. nicht abrechenbar wird auf Aufgaben- oder Projektebene festgelegt. Man kann Projekte als nicht abrechenbar markieren (interne Arbeit, Pitches, Geschäftsentwicklung) und bestimmte Aufgaben innerhalb eines abrechenbaren Projekts als nicht abrechenbar kennzeichnen (interne Review-Runden, Überarbeitungsschleifen, die der Kunde nicht sehen soll). Berichte trennen diese beim Export. Die Team-Auslastungsansicht zeigt die Stunden jeder Person über alle aktiven Projekte der Woche oder des Monats.

Was es für Agenturen auszeichnet: Zeiterfassung ist kein Zusatzmodul. Sie ist in dieselbe Plattform wie Projektmanagement, Auslastungsansichten, Gantt, Sprint-Planung, Kundenportal und Budgetverfolgung eingebaut. Der kostenlose Plan enthält Zeiterfassung ohne Nutzerlimit. Schwachstelle: Worklenz erstellt keine Rechnungen. Man exportiert Zeitberichte als CSV und erledigt die Rechnungsstellung im eigenen Buchhaltungstool. Für Agenturen, die Rechnungserstellung im Zeiterfassungstool wollen, sind Harvest oder Paymo näher dran.

Was Sie bei der Zeiterfassung erhalten

  • Timer in jeder Aufgabe, automatisch mit Projekt und Kunde verknüpft
  • Manuelle Zeiterfassung mit Datum und Dauer
  • Trennung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden
  • Team-Auslastungsansicht über alle aktiven Projekte
  • Projektbudgetverfolgung mit Stunden vs. Schätzung
  • CSV-Export zur Rechnungsstellung in jedem Buchhaltungstool
Kostenlos mit Zeiterfassung starten Auf GitHub ansehen

2. Harvest

No free plan  ·  $12/user/month  ·  getharvest.com

Harvest ist für Agenturen und Berater gebaut, die nach Stunden abrechnen. Man erfasst Zeit, setzt Projektbudgets und erstellt Rechnungen direkt aus den erfassten Stunden, ohne etwas in ein separates System zu exportieren.

Projektbudgetverfolgung ist eine echte Stärke. Man setzt ein Budget in Stunden oder Dollar, und Harvest zeigt in Echtzeit, wie viel davon verbraucht wurde. Wenn ein Projekt an das Limit herankommt, können sowohl man selbst als auch der Kunde es sehen, bevor es zum Problem wird. Die Rechnungsstellung ist integriert und gut gestaltet. Man wählt die zu rechnenden Zeiteinträge aus, setzt einen Satz, und Harvest generiert eine Rechnung, die man direkt aus der App versenden kann.

Kein kostenloser Plan über eine 30-tägige Testversion hinaus. Bezahlpläne beginnen bei $12/Nutzer/Monat. Ein 10-Personen-Team zahlt $120/Monat für Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Ob das gerechtfertigt ist, hängt davon ab, wie oft man Rechnungen stellt. Harvest hat auch kein sinnvolles Projektmanagement.

Preise: Kein kostenloser Plan. $12/Nutzer/Monat für alle Funktionen. 30-tägige Testversion verfügbar.

3. Toggl Track

Free up to 5 users  ·  toggl.com/track

Toggl Track ist wahrscheinlich der am weitesten verbreitete eigenständige Zeiterfasser unter Agenturen und Freelancern. Schnell, übersichtlich, einfach zu starten. Der kostenlose Plan deckt bis zu 5 Nutzer ab.

Reporting ist seine Stärke. Man kann nach Teammitglied, Projekt, Kunde und Zeitraum filtern und als CSV oder PDF exportieren. Für Agenturen, die Kunden zeigen müssen, wohin die Stunden geflossen sind, sind Toggl-Berichte sauber genug zum direkten Teilen.

Die Lücke: Zeiteinträge sind nicht strukturell mit Aufgaben verknüpft. Man tippt eine Beschreibung und ordnet sie optional einem Projekt zu. Bei der Abrechnung ist noch manuelle Zuordnung nötig. Kein Rechnungsversand im kostenlosen Plan und kein Projektmanagement auf einer Ebene. Bezahlpläne von $9/Nutzer/Monat (Starter) bis $18/Nutzer/Monat (Premium). Für kleine Agenturen, die nur einen sauberen Timer und CSV-Export brauchen, reicht der kostenlose Plan.

Preise: Kostenlos bis 5 Nutzer. Starter $9/Nutzer/Monat. Premium $18/Nutzer/Monat.

4. Clockify

Free forever (unlimited users)  ·  clockify.me

Clockify hat den großzügigsten kostenlosen Plan auf dieser Liste: unbegrenzte Nutzer, unbegrenzte Projekte, unbegrenzte Zeiterfassung und grundlegende Berichte ohne Kosten. Für Agenturen, die ein 20-Personen-Team ohne Softwarebudget zur Zeiterfassung bringen wollen, ist es die einzige realistische Option.

Der kostenlose Plan enthält Zeiterfassung, Projekt- und Kundenorganisation, grundlegende Berichte und ein Team-Dashboard. Rechnungsstellung, abrechenbare Sätze, Projektbudgets und erweiterte Berichte befinden sich hinter Bezahlplänen, die bei $3,99/Nutzer/Monat beginnen.

Zeiteinträge können einem Projekt und einer Aufgabe innerhalb dieses Projekts zugewiesen werden, was näher an aufgabenverknüpfter Erfassung als Toggl ist. Die Struktur ist einfacher als ein vollständiges PM-System, aber sie ist vorhanden. Einschränkung: Clockify hat kein Projektmanagement und kein Kundenportal. Agenturen, die Zeiterfassung in ihren Projektworkflow integriert statt parallel dazu haben wollen, brauchen immer noch zwei Systeme.

Preise: Dauerhaft kostenlos (unbegrenzte Nutzer). Bezahlt ab $3,99/Nutzer/Monat für Rechnungsstellung und erweiterte Funktionen.

5. Hubstaff

From $7/user/month  ·  Monitoring + payroll  ·  hubstaff.com

Hubstaff fügt der Zeiterfassung eine Mitarbeiter-Monitoring-Schicht hinzu. Über Einträge hinaus werden Screenshots in bestimmten Intervallen gemacht, Maus- und Tastaturaktivität verfolgt und GPS-Tracking für Teams vor Ort unterstützt. Für Agenturen mit Remote-Teams, die Verantwortlichkeit über selbst gemeldete Stunden hinaus benötigen, deckt das diesen Anwendungsfall ab.

Die abrechenbaren Stunden funktionieren wie erwartet: man setzt Stundensätze pro Teammitglied, verfolgt Zeit gegen Projekte und Kunden und erstellt Berichte für die Rechnungsstellung. Die Gehaltsabrechnung ist für US-amerikanische Agenturen integriert.

Die Monitoring-Funktionen sind sowohl das Hauptunterscheidungsmerkmal als auch der Hauptreibungspunkt. Manche Agenturen finden Screenshots und Aktivitätsverfolgung für Remote-Verantwortlichkeit nützlich. Andere finden, dass es ein Vertrauensproblem im Team schafft. Bezahlpläne beginnen bei $7/Nutzer/Monat. Kein kostenloser Plan, aber eine 14-tägige Testversion. Kein sinnvolles Projektmanagement.

Preise: Kein kostenloser Plan. Ab $7/Nutzer/Monat. 14-tägige Testversion verfügbar.

6. Everhour

$8.50/user/month  ·  Embeds in Asana / Jira / Trello  ·  everhour.com

Everhour bettet sich in die Projektmanagement-Tools ein, die das Team bereits nutzt. Man erfasst Zeit direkt aus Asana-Aufgaben, Trello-Karten, Jira-Issues oder Linear-Aufgaben, ohne eine separate App zu öffnen.

Für Agenturen, die Projekte bereits in Asana oder Jira führen, ist das der am wenigsten disruptive Weg zur Zeiterfassung. Der Timer erscheint innerhalb der Aufgabenkarte, der Eintrag verknüpft sich mit dieser Aufgabe, und Everhour zieht alles in seine eigene Berichts- und Budgetverfolgungsebene. Budgetverfolgung ist eine echte Funktion: man setzt Budgets pro Projekt in Stunden oder Dollar, verfolgt die verbleibende Kapazität in Echtzeit und erhält Alarme.

Einschränkung: Wenn die Agentur keines der unterstützten PM-Tools nutzt, verliert Everhour den größten Teil seines Wertes. Und wenn man bereits für Asana bezahlt, bedeutet Everhour hinzuzufügen zwei Abonnements. $8,50/Nutzer/Monat, kein kostenloser Plan.

Preise: Kein kostenloser Plan. $8,50/Nutzer/Monat. Erfordert Asana, Jira, Trello oder ähnliches PM-Tool.

7. Paymo

Free (1 user) / $9.90/user/month  ·  paymoapp.com

Paymo kombiniert Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einer Plattform, die auf Freelancer und kleine Agenturen ausgerichtet ist. Man erfasst Zeit, verwaltet Aufgaben, erstellt Rechnungen und protokolliert Ausgaben, alles ohne das Tool zu verlassen.

Die Zeiterfassung ist aufgabenverknüpft: man öffnet eine Aufgabe, startet den Timer und der Eintrag ordnet sich der Aufgabe, dem Projekt und dem Kunden zu. Paymo enthält auch Kanban, Gantt, Team-Scheduler und Dateifreigabe. Eingeschränkter kostenloser Plan für einen Nutzer. Bezahlpläne ab $9,90/Nutzer/Monat mit Rechnungsstellung.

Einschränkung: Paymos Oberfläche ist älter als die meisten Alternativen und die Projektmanagementseite ist dünner als Worklenz oder Teamwork. Für Freelancer und sehr kleine Agenturen, die Zeiterfassung und Rechnungsstellung im gleichen Tool wollen, ist es einen Blick wert. Für größere Teams mit komplexen Projektstrukturen zeigen sich die PM-Einschränkungen schnell.

Preise: Kostenloser Plan: 1 Nutzer, eingeschränkte Funktionen. Bezahlt ab $9,90/Nutzer/Monat mit vollständiger Rechnungsstellung.

8. Teamwork

Free (5 users) / $10.99/user/month  ·  teamwork.com

Teamwork ist eine vollständige Agentur-PM-Plattform mit eingebautem Zeiterfassung als native Funktion. Man erfasst Zeit gegen Aufgaben, setzt Projektbudgets, verwaltet Kundenabrechnung und Retainer und führt Auslastungsberichte durch, alles in derselben Plattform.

Zeiterfassung ist aufgabenverknüpft. Man startet einen Timer auf einer Aufgabe und der Eintrag ordnet sich dieser Aufgabe, dem Projekt und dem Kunden zu. Abrechnungssätze sind pro Teammitglied oder Projekt konfigurierbar. Berichte trennen abrechenbare von nicht abrechenbaren Stunden. Für Agenturen, die Teamwork bereits für Projektmanagement evaluieren, erfordert die Zeiterfassung kein zusätzliches Tool. Bezahlpläne ab $10,99/Nutzer/Monat.

Einschränkung: Teamwork ist komplex und Zeiterfassung ist eine Funktion unter vielen. Teams, die nur Zeiterfassung und Berichte brauchen, werden es als zu groß empfinden. Es macht am meisten Sinn für Teams, die den gesamten Teamwork-Stack nutzen.

Preise: Kostenloser Plan: 5 Nutzer, 5 Projekte. Bezahlt ab $10,99/Nutzer/Monat. Kunden-Collaborators kostenlos.

9. Timely

No free plan  ·  From $9/user/month  ·  timelyapp.com

Timely überspringt manuelle Timer vollständig. Es erfasst automatisch alle Aktivitäten über Apps, Meetings und Browser-Tabs hinweg und baut dann eine Zeitleiste auf, die der Nutzer überprüft und in Zeiteinträge umwandelt, bevor er sie einreicht.

Für Agenturen, in denen Teammitglieder regelmäßig Timer verpassen, reduziert Timely diese Reibung. Automatische Erfassung tendiert dazu, Stunden zurückzugewinnen, die sonst nicht protokolliert würden.

Pläne beginnen bei $9/Nutzer/Monat und gehen bis zu $22/Nutzer/Monat. Kein kostenloser Plan. Kein Projektmanagement. Keine Rechnungsstellung. Für Agenturen, die hauptsächlich automatische Erfassung wollen und Projektmanagement woanders komfortabel führen, ist es eine Evaluierung wert. Für alle anderen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis schwer zu rechtfertigen.

Preise: Kein kostenloser Plan. Starter $9/Nutzer/Monat. Premium $22/Nutzer/Monat.

10. TMetric

Free (unlimited users) / $7/user/month  ·  tmetric.com

TMetric ist ein sauberes Zeiterfassungstool mit solider Abrechnungsunterstützung und nicht viel mehr. Der kostenlose Plan deckt unbegrenzte Nutzer und Projekte mit grundlegender Verfolgung ab. Bezahlpläne ab $7/Nutzer/Monat fügen abrechenbare Sätze, Rechnungsstellung, Projektbudgets und Integrationen mit Asana, Jira, Trello und GitHub hinzu.

Die Berichterstattung deckt ab, was die Agenturabrechnung erfordert: Zeit nach Kunde, Projekt und Aufgabe, exportierbar als CSV oder PDF.

Es wird niemandes Lieblingstool sein, aber es ist zuverlässig und der Preis ist fair. Für Agenturen, die einen sauberen Zeiterfasser mit Rechnungsstellung ohne weitere Komplexität wollen, funktionieren $7/Nutzer/Monat.

Preise: Kostenloser Plan: unbegrenzte Nutzer, grundlegende Funktionen. Bezahlt ab $7/Nutzer/Monat für Rechnungsstellung und Budgets.

Detaillierter Funktionsvergleich

Funktion Worklenz Harvest Toggl Clockify Hubstaff Everhour Paymo Teamwork Timely TMetric
Aufgabenverknüpfte Zeiteinträge
Abrechenbar vs. nicht abrechenbar
Projektbudgetverfolgung
Team-Auslastungsansicht
Integrierte Rechnungsstellung
Kundenportal
Projektmanagement
Kostenloser Plan verfügbar
Self-Hosting möglich

Self-hosting gilt für Agenturen, die das Tool auf eigener Infrastruktur betreiben möchten. Alle Funktionen spiegeln die bezahlte Stufe wider, sofern nicht angegeben.

Wie Sie wählen

Sie brauchen Zeiterfassung integriert in Projektmanagement ohne Mehrkosten

Worklenz. Aufgabenverknüpfte Erfassung, Trennung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, Team-Auslastungsansicht und Budgetverfolgung sind alle im kostenlosen Tarif enthalten, ohne Nutzerlimit. Ein Tool statt zwei.

Sie wollen Rechnungsstellung im Zeiterfassungstool

Harvest. Der sauberste Angebot-zu-Rechnung-Workflow auf dieser Liste. $12/Nutzer/Monat für Zeiterfassung mit Projektbudgets und direkter Kundenrechnungsstellung. Kein Projektmanagement, aber der Abrechnungsworkflow ist ausgefeilt.

Sie brauchen unbegrenzte kostenlose Zeiterfassung für ein großes Team

Clockify. Unbegrenzte Nutzer und Projekte ohne Kosten. Rechnungsstellung und erweiterte Berichte erfordern ein Upgrade ab $3,99/Nutzer/Monat. Kein Projektmanagement oder Kundenportal.

Ihr Team nutzt bereits Asana, Jira oder Trello

Everhour. Der Timer befindet sich innerhalb Ihrer vorhandenen Aufgabenkarten. Budgetverfolgung und abrechenbare Sätze enthalten. $8,50/Nutzer/Monat ohne kostenlosen Plan.

Sie brauchen Mitarbeiter-Monitoring neben der Zeiterfassung

Hubstaff. Screenshots, Aktivitätsniveaus und GPS integriert. Gehaltsabrechnung für US-Teams. $7/Nutzer/Monat. Nur empfehlenswert, wenn Remote-Verantwortlichkeit ein echter Bedarf für Ihr Team ist.

Sie wollen automatische Erfassung ohne manuelle Timer

Timely. Erstellt Stundenzettel automatisch aus App- und Kalenderaktivität. Am besten für Agenturen, bei denen die manuelle Erfassungskonformität dauerhaft niedrig ist und der Preis von $9+ pro Nutzer akzeptabel ist.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste Zeiterfassungssoftware für Agenturen?

Worklenz. Zeiterfassung ist in die Projektmanagementplattform auf Aufgabenebene eingebaut. Jeder Eintrag verknüpft sich automatisch mit einer Aufgabe, einem Projekt und einem Kunden. Trennung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, Team-Auslastungsansichten und Projektbudgetverfolgung sind alle im kostenlosen Plan ohne Nutzerlimit enthalten. Ein Tool statt zwei.

Was ist der Unterschied zwischen aufgabenverknüpfter Zeiterfassung und eigenständigen Zeiterfassern?

Eigenständige Zeiterfasser (Toggl, Clockify, TMetric) erfassen Zeit mit einer Beschreibung und einem Projekt-Tag. Bei der Abrechnung muss jemand diese Einträge tatsächlichen Aufgaben zuordnen und Kundenzuweisungen verifizieren. Aufgabenverknüpfte Erfassung (Worklenz, Everhour, Teamwork) hängt Einträge zum Zeitpunkt der Erfassung an bestimmte Aufgaben, sodass Abrechnungsberichte ohne manuelle Abstimmung bereit sind.

Hat Worklenz einen kostenlosen Plan für Zeiterfassung?

Ja. Zeiterfassung ist im kostenlosen Cloud-Plan ohne Nutzerlimit enthalten. Man erhält aufgabenbasierte Erfassung, Trennung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, Projektbudgetverfolgung und Team-Auslastungsberichte ohne Kosten. Die selbst gehostete Version ist ebenfalls kostenlos.

Kann ich abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden in Worklenz getrennt erfassen?

Ja. Man setzt den Abrechnungstyp auf Projektebene und überschreibt ihn auf Aufgabenebene. Interne Review-Runden, Überarbeitungsschleifen und Verwaltungsaufgaben können als nicht abrechenbar innerhalb eines ansonsten abrechenbaren Projekts markiert werden. Berichte trennen sie automatisch.

Wie exportieren Agenturen Zeitdaten für die Rechnungsstellung aus Worklenz?

Worklenz exportiert Zeitberichte als CSV. Man wählt Zeitraum, Projekt und Teammitglieder aus, exportiert die Daten und verwendet sie im eigenen Buchhaltungstool (QuickBooks, Xero, FreshBooks) für Rechnungen. Worklenz erstellt keine Rechnungen direkt. Das ist das Einzige, was Harvest und Paymo tun, was Worklenz nicht macht.

Hilft Zeiterfassungssoftware bei der Projektprofitabilität?

Ja, wenn das Tool Zeit mit Budgets verknüpft. Worklenz zeigt protokollierte Stunden gegen das Budget auf Projektebene, sodass man sehen kann, wenn ein Projekt seinem Limit nähert. Harvest, Teamwork und Everhour machen dasselbe. Toggl Track und Clockify erfordern manuelle Budgetvergleiche, es sei denn, man ist auf einem Bezahlplan mit Budgetverfolgung.

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