Zeiterfassungssoftware für Agenturen: 10 Tools im Vergleich (2026)

2. Harvest

Kostenlos (1 Platz) / $11  · getharvest.com

Harvest ist für Agenturen und Berater gebaut, die nach Stunden abrechnen. Man erfasst Zeit, setzt Projektbudgets und erstellt Rechnungen direkt aus den erfassten Stunden, ohne etwas in ein separates System zu exportieren.

Projektbudgetverfolgung ist eine echte Stärke. Man setzt ein Budget in Stunden oder Dollar, und Harvest zeigt in Echtzeit, wie viel davon verbraucht wurde. Wenn ein Projekt an das Limit herankommt, können sowohl man selbst als auch der Kunde es sehen, bevor es zum Problem wird. Die Rechnungsstellung ist integriert und gut gestaltet. Man wählt die zu rechnenden Zeiteinträge aus, setzt einen Satz, und Harvest generiert eine Rechnung, die man direkt aus der App versenden kann.

Der kostenlose Plan umfasst einen Platz und zwei Projekte. Bezahlpläne beginnen bei $11/Platz/Monat (Teams, oder $9 bei jährlicher Abrechnung), ein 10-Personen-Team zahlt also etwa $90-110/Monat für Zeiterfassung und Rechnungsstellung; zusätzliche Rechnungen, Projekte und Kunden können nutzungsabhängig berechnet werden. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie oft man Rechnungen stellt. Harvest hat auch kein sinnvolles Projektmanagement.

3. Toggl Track

Kostenlos (bis 3 Nutzer)  · toggl.com/track

Toggl Track ist wahrscheinlich der am weitesten verbreitete eigenständige Zeiterfasser unter Agenturen und Freelancern. Schnell, übersichtlich, einfach zu starten. Der kostenlose Plan deckt kleine Teams mit bis zu 3 Nutzern ab.

Reporting ist seine Stärke. Man kann nach Teammitglied, Projekt, Kunde und Zeitraum filtern und als CSV oder PDF exportieren. Für Agenturen, die Kunden zeigen müssen, wohin die Stunden geflossen sind, sind Toggl-Berichte sauber genug zum direkten Teilen.

Die Lücke: Zeiteinträge sind nicht strukturell mit Aufgaben verknüpft. Man tippt eine Beschreibung und ordnet sie einem Projekt zu. Bei der Abrechnung ist noch manuelle Zuordnung nötig. Rechnungsstellung ist in keinem Plan enthalten, und es gibt auf keiner Stufe Projektmanagement. Bezahlpläne kosten etwa $9-12/Nutzer/Monat (Starter) bis $16-24/Nutzer/Monat (Premium), je nach jährlicher oder monatlicher Abrechnung. Für kleine Agenturen, die nur einen sauberen Timer und CSV-Export brauchen, reicht der kostenlose Plan.

4. Clockify

Kostenlos (bis 5 Nutzer)  · clockify.me

Clockify hat einen der großzügigsten kostenlosen Pläne auf dieser Liste: bis zu 5 Nutzer, unbegrenzte Projekte und unbegrenzte Zeiterfassung mit grundlegenden Berichten ohne Kosten. Für eine kleine Agentur, die Zeit ohne Softwarebudget erfassen will, ist es der naheliegende Einstieg.

Der kostenlose Plan enthält Zeiterfassung, Projekt- und Kundenorganisation, grundlegende Berichte und ein Team-Dashboard. Bezahlpläne beginnen bei $3,99/Platz/Monat (Basic, jährliche Abrechnung); Rechnungsstellung erfordert Standard ($5,49), Projektbudgets erfordern Pro ($7,99).

Zeiteinträge können einem Projekt und einer Aufgabe innerhalb dieses Projekts zugewiesen werden, was näher an aufgabenverknüpfter Erfassung als Toggl ist. Die Struktur ist einfacher als ein vollständiges PM-System, aber sie ist vorhanden. Einschränkung: Clockify hat kein Projektmanagement und kein Kundenportal. Agenturen, die Zeiterfassung in ihren Projektworkflow integriert statt parallel dazu haben wollen, brauchen immer noch zwei Systeme.

5. Hubstaff

Beim Anbieter prüfen  ·  Monitoring + payroll  · hubstaff.com

Hubstaff fügt der Zeiterfassung eine Mitarbeiter-Monitoring-Schicht hinzu. Über Einträge hinaus werden Screenshots in bestimmten Intervallen gemacht, Maus- und Tastaturaktivität verfolgt und GPS-Tracking für Teams vor Ort unterstützt. Für Agenturen mit Remote-Teams, die Verantwortlichkeit über selbst gemeldete Stunden hinaus benötigen, deckt das diesen Anwendungsfall ab.

Die abrechenbaren Stunden funktionieren wie erwartet: man setzt Stundensätze pro Teammitglied, verfolgt Zeit gegen Projekte und Kunden und erstellt Berichte für die Rechnungsstellung. Die Gehaltsabrechnung ist für US-amerikanische Agenturen integriert.

Die Monitoring-Funktionen sind sowohl das Hauptunterscheidungsmerkmal als auch der Hauptreibungspunkt. Manche Agenturen finden Screenshots und Aktivitätsverfolgung für Remote-Verantwortlichkeit nützlich. Andere finden, dass es ein Vertrauensproblem im Team schafft. Kein kostenloser Plan, aber eine 14-tägige Testversion; aktuelle Preise pro Platz auf hubstaff.com. Kein sinnvolles Projektmanagement.

6. Everhour

$8,50/Platz/Monat (jährlich)  ·  Embeds in Asana / Jira / Trello  · everhour.com

Everhour bettet sich in die Projektmanagement-Tools ein, die das Team bereits nutzt. Man erfasst Zeit direkt aus Asana-Aufgaben, Trello-Karten, Jira-Issues oder Linear-Aufgaben, ohne eine separate App zu öffnen.

Für Agenturen, die Projekte bereits in Asana oder Jira führen, ist das der am wenigsten disruptive Weg zur Zeiterfassung. Der Timer erscheint innerhalb der Aufgabenkarte, der Eintrag verknüpft sich mit dieser Aufgabe, und Everhour zieht alles in seine eigene Berichts- und Budgetverfolgungsebene. Budgetverfolgung ist eine echte Funktion: man setzt Budgets pro Projekt in Stunden oder Dollar, verfolgt die verbleibende Kapazität in Echtzeit und erhält Alarme.

Einschränkung: Wenn die Agentur keines der unterstützten PM-Tools nutzt, verliert Everhour den größten Teil seines Wertes. Und wenn man bereits für Asana bezahlt, bedeutet Everhour zwei Abonnements. Team kostet $8,50/Platz/Monat bei jährlicher Abrechnung, mindestens 5 Plätze; ein eingeschränkter kostenloser Plan deckt bis zu 5 Plätze ab.

7. Paymo

Kostenlos (1 Nutzer) / $9,90  · paymoapp.com

Paymo kombiniert Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einer Plattform, die auf Freelancer und kleine Agenturen ausgerichtet ist. Man erfasst Zeit, verwaltet Aufgaben, erstellt Rechnungen und protokolliert Ausgaben, alles ohne das Tool zu verlassen.

Die Zeiterfassung ist aufgabenverknüpft: man öffnet eine Aufgabe, startet den Timer und der Eintrag ordnet sich der Aufgabe, dem Projekt und dem Kunden zu. Paymo enthält auch Kanban, Gantt, Team-Scheduler und Dateifreigabe. Der kostenlose Plan ist auf einen Nutzer begrenzt. Bezahlpläne beginnen bei $9,90/Monat für einen Nutzer (Solo), dann $15,90 (Plus) und $23,90 (Pro) pro Nutzer/Monat zu regulären Monatspreisen, mit Rechnungsstellung in jedem Plan.

Einschränkung: Paymos Oberfläche ist älter als die meisten Alternativen und die Projektmanagementseite ist dünner als Worklenz oder Teamwork. Für Freelancer und sehr kleine Agenturen, die Zeiterfassung und Rechnungsstellung im gleichen Tool wollen, ist es einen Blick wert. Für größere Teams mit komplexen Projektstrukturen zeigen sich die PM-Einschränkungen schnell.

8. Teamwork

Ab $9,99/Nutzer/Monat (jährlich)  · teamwork.com

Teamwork ist eine vollständige Agentur-PM-Plattform mit eingebautem Zeiterfassung als native Funktion. Man erfasst Zeit gegen Aufgaben, setzt Projektbudgets, verwaltet Kundenabrechnung und Retainer und führt Auslastungsberichte durch, alles in derselben Plattform.

Zeiterfassung ist aufgabenverknüpft. Man startet einen Timer auf einer Aufgabe und der Eintrag ordnet sich dieser Aufgabe, dem Projekt und dem Kunden zu. Abrechnungssätze sind pro Teammitglied oder Projekt konfigurierbar. Berichte trennen abrechenbare von nicht abrechenbaren Stunden. Für Agenturen, die Teamwork bereits für Projektmanagement evaluieren, erfordert die Zeiterfassung kein zusätzliches Tool. Bezahlpläne ab $9,99/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (Basics, mindestens 3 Plätze).

Einschränkung: Teamwork ist komplex und Zeiterfassung ist eine Funktion unter vielen. Teams, die nur Zeiterfassung und Berichte brauchen, werden es als zu groß empfinden. Es macht am meisten Sinn für Teams, die den gesamten Teamwork-Stack nutzen.

9. Timely

$9/Nutzer/Monat  · timelyapp.com

Timely überspringt manuelle Timer vollständig. Es erfasst automatisch alle Aktivitäten über Apps, Meetings und Browser-Tabs hinweg und baut dann eine Zeitleiste auf, die der Nutzer überprüft und in Zeiteinträge umwandelt, bevor er sie einreicht.

Für Agenturen, in denen Teammitglieder regelmäßig Timer verpassen, reduziert Timely diese Reibung. Automatische Erfassung tendiert dazu, Stunden zurückzugewinnen, die sonst nicht protokolliert würden.

Pläne beginnen bei $9/Nutzer/Monat und gehen bis zu $22/Nutzer/Monat. Kein kostenloser Plan. Kein Projektmanagement. Keine Rechnungsstellung. Für Agenturen, die hauptsächlich automatische Erfassung wollen und Projektmanagement woanders komfortabel führen, ist es eine Evaluierung wert. Für alle anderen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis schwer zu rechtfertigen.

10. TMetric

Kostenlos (2 Plätze) / beim Anbieter prüfen  · tmetric.com

TMetric ist ein sauberes Zeiterfassungstool mit solider Abrechnungsunterstützung und nicht viel mehr. Der kostenlose Plan deckt bis zu 2 Plätze mit unbegrenzter Zeiterfassung, Kunden und Projekten ab. Der Professional-Plan fügt Kundenrechnungen, Projektbudgets und Warnungen sowie Integrationen mit Asana, Jira, Trello und GitHub hinzu.

Die Berichterstattung deckt ab, was die Agenturabrechnung erfordert: Zeit nach Kunde, Projekt und Aufgabe, exportierbar als CSV oder PDF.

Es wird niemandes Lieblingstool sein, aber es ist zuverlässig. Für Agenturen, die einen sauberen Zeiterfasser mit Rechnungsstellung ohne weitere Komplexität wollen, lohnt sich ein Blick, und es gibt eine 14-tägige Testversion mit allen Funktionen.

Detaillierter Funktionsvergleich

Self-hosting gilt für Agenturen, die das Tool auf eigener Infrastruktur betreiben möchten. Alle Funktionen spiegeln die bezahlte Stufe wider, sofern nicht angegeben.

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Häufig gestellte Fragen