Por que as agências começam a procurar além do Microsoft Planner
Microsoft Planner não é uma ferramenta ruim. O problema é que foi construída para todos, o que significa que não é realmente otimizada para ninguém em particular. As agências têm necessidades específicas que ferramentas de uso geral frequentemente perdem.
Algumas das frustrações mais comuns que ouvimos das equipes de agências:
- Sem rastreamento de tempo nativo - você precisa de uma ferramenta separada como Harvest ou Toggl para registrar horas faturáveis
- Sem orçamento ou rastreamento financeiro integrado, então as agências não veem a lucratividade do projeto sem exportar dados
- Automatizações e relatórios avançados estão bloqueados atrás de planos Business e Enterprise caros
- Visões de portfólio e gestão de carga de trabalho custam muito mais e somam rápido para equipes em crescimento
- O acesso do cliente exige compartilhar seu espaço de trabalho interno, o que cria dores de permissão em projetos maiores
Se algum disso soa familiar, continue lendo.
O que realmente procurar ao trocar
Antes de mergulhar na lista, é útil ser claro sobre o que uma agência realmente precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Nem todo recurso importa igualmente.
| Recurso | Por que importa |
|---|---|
| Registro de tempo | Você não consegue faturar com precisão sem saber para onde foram as horas |
| Portal do cliente | Os clientes precisam de uma forma de acompanhar sem ter acesso total a tudo |
| Orçamento e faturamento | Monitorar a lucratividade do projeto em tempo real evita muita dor de cabeça no futuro |
| Gestão de recursos | Saber quem está sobrecarregado antes que vire um problema |
| Relatórios | Algo que você possa mostrar aos clientes, não apenas painéis internos |
| Integração simples | Se leva uma semana para treinar alguém, isso é um problema |
10 alternativas ao Microsoft Planner que valem a pena considerar em 2026
#1 Melhor escolha
1. Worklenz - A melhor alternativa gratuita e de código aberto ao Microsoft Planner
Ideal para: Agências que querem algo construído especificamente para como trabalham, sem um preço inflado
O Worklenz foi construído com agências em mente desde o início. Ao contrário do Microsoft Planner, não está tentando ser uma ferramenta para todas as equipes do planeta. O foco está no que as agências realmente se importam: rastrear horas faturáveis, gerenciar projetos de clientes, equilibrar cargas de trabalho da equipe.
O que o destaca é a combinação de ser genuinamente gratuito para começar e de código aberto. Se sua agência lida com dados sensíveis de clientes, a versão auto-hospedada lhe dá controle total sobre onde esses dados vivem.
O que você obtém:
- Quadros Kanban, gráficos de Gantt e visualizações de lista de tarefas
- Registro de tempo com horas faturáveis integrado
- Portais de clientes para que seus clientes vejam o que precisam ver
- Visualizações de carga de trabalho e recursos entre projetos
- Relatórios e análises que realmente fornecem números úteis
- Uma versão auto-hospedada se a privacidade de dados for uma prioridade
- Um plano gratuito sem necessidade de cartão de crédito para começar
Mais de 11.000 agências já estão usando. Para equipes cansadas de pagar as tarifas do Microsoft Planner por recursos que não usam, é uma opção genuinamente sólida.
Experimente o Worklenz grátis2. Asana: Melhor para equipes que querem manter as coisas simples
Ideal para: Agências que acharam o Microsoft Planner complexo demais
O Asana existe há tempo suficiente para acertar os fundamentos de verdade. É limpo, confiável e a maioria das pessoas da sua equipe vai entender sem precisar de tutorial. As dependências de tarefas funcionam bem, a automação é simples de configurar e os relatórios são bons o suficiente para a maioria das equipes. Ele também se conecta com praticamente todas as ferramentas que você já usa.
O que você obtém:
- Visualizações de lista, quadro, linha do tempo e calendário
- Dependências de tarefas e acompanhamento de marcos
- Automação de fluxo de trabalho
- Painéis de relatórios
- Integrações com Slack, Google Workspace, Zoom e mais de 200 outros
Onde fica aquém: Sem registro de tempo ou orçamento integrados. Para agências que faturam por hora, isso é uma lacuna real.
3. Monday.com: Melhor para pessoas visuais gerenciando múltiplos clientes
Ideal para: Agências de marketing e criativas gerenciando várias campanhas ao mesmo tempo
O Monday.com é difícil de ignorar se sua equipe responde bem a layouts visuais. Os quadros são flexíveis, as automações são genuinamente úteis e é uma das ferramentas mais fáceis de envolver clientes sem confundi-los. As opções de personalização também são sólidas: você pode criar fluxos de trabalho que combinam com a forma como sua agência realmente opera.
O que você obtém:
- Visualizações Kanban, Gantt, calendário e linha do tempo
- Automação de fluxo de trabalho personalizado
- Registro de tempo
- Acompanhamento de orçamento e finanças
- Controles de acesso para clientes externos
- Mais de 40 integrações nativas
Onde fica aquém: Requer mínimo de três assentos, e alguns dos recursos mais úteis como o registro de tempo só estão disponíveis em planos superiores.
4. Wrike: Melhor para agências maiores com fluxos de trabalho complexos
Ideal para: Agências com gerentes de projeto dedicados e múltiplas etapas de aprovação
O Wrike foi criado para equipes que precisam de estrutura séria. Ele lida bem com projetos entre equipes e tem ferramentas sólidas de revisão e aprovação, o que é muito importante para agências criativas e de marketing que lidam com múltiplas rodadas de feedback de clientes. Os relatórios são detalhados e os recursos de segurança são de nível empresarial.
O que você obtém:
- Painéis e espaços de trabalho personalizáveis
- Automação avançada de fluxo de trabalho
- Registro de tempo e gestão de recursos
- Acompanhamento de orçamento e finanças
- Acesso de clientes e externos
- Gráficos de Gantt e rastreamento de dependências de tarefas
Onde fica aquém: A interface demora um pouco para se acostumar. Equipes menores ou agências sem um gerente de projeto dedicado podem achar que é mais ferramenta do que precisam.
5. Teamwork: Melhor para agências que precisam rastrear cada hora faturável
Ideal para: Agências de serviços ao cliente onde a lucratividade por projeto é muito importante
O Teamwork é uma das poucas ferramentas desta lista que foi genuinamente construída para trabalho de serviços ao cliente. Combina gestão de projetos, registro de tempo, portais de clientes e faturamento em um só lugar, o que significa menos abas abertas e menos copiar dados entre sistemas. Se você já precisou explicar a um cliente por que um projeto excedeu o orçamento, vai apreciar poder acompanhar o consumo do orçamento em tempo real contra as horas reais registradas.
O que você obtém:
- Gestão de tarefas e projetos
- Registro de tempo nativo com horas faturáveis
- Portal do cliente para colaboração externa
- Acompanhamento de orçamento e faturas
- Gestão de recursos e visualizações de carga de trabalho
- Gestão de retainers
Onde fica aquém: O preço escala rapidamente à medida que sua equipe cresce além do nível inicial.
6. Notion: Melhor para agências que vivem em documentos
Ideal para: Agências de conteúdo, estratégia e consultoria que precisam de uma base de conhecimento tanto quanto de um gerenciador de tarefas
O Notion não se encaixa bem na categoria de 'ferramenta de gestão de projetos'. É parte wiki, parte banco de dados, parte rastreador de tarefas. Para agências onde grande parte do trabalho envolve criar e organizar informações: como apresentações de estratégia, briefings de conteúdo, pesquisa ou documentos de processos internos: pode ser genuinamente útil. É altamente flexível, o que é parte do motivo pelo qual as pessoas o adoram.
O que você obtém:
- Bancos de dados flexíveis com visualizações de tabela, quadro, calendário e galeria
- Gestão de documentos e wiki
- Rastreamento de projetos e tarefas
- Ferramentas de colaboração em equipe
- Uma enorme biblioteca de modelos
Onde fica aquém: Sem registro de tempo, sem portal de cliente, sem faturamento. Se sua agência faz qualquer coisa faturável, você precisará de algo ao lado do Notion para gerenciar esse lado das coisas.
7. Smartsheet: Melhor para equipes que pensam em planilhas
Ideal para: Agências onde a equipe está muito confortável com layouts estilo planilha
O Smartsheet parece e funciona como uma planilha, mas tem o poder de uma ferramenta de gestão de projetos adequada por baixo. Se sua equipe tem gerenciado projetos no Excel ou Google Sheets e continua atingindo os limites do que uma planilha pode fazer, este é um próximo passo natural. A automação é sólida, os relatórios são detalhados e ele escala bem para equipes empresariais.
O que você obtém:
- Visualizações de grade, Gantt, quadro e calendário
- Automação e construtor de fluxo de trabalho
- Registro de tempo e gestão de recursos
- Acompanhamento de orçamento e finanças
- Painéis de relatórios e relatórios personalizados
- Controles de acesso para clientes
Onde fica aquém: Sem plano gratuito. A interface pode parecer rígida comparada com ferramentas modernas de gestão de projetos.
8. Jira: Melhor para agências de desenvolvimento e produto
Ideal para: Agências de desenvolvimento de software que usam fluxos de trabalho Agile ou Scrum
O Jira é o padrão para rastreamento de projetos de desenvolvimento de software e tem sido por anos. Se sua agência cria produtos digitais, o gerenciamento de sprints, as ferramentas de backlog e o rastreamento de problemas são difíceis de superar. As integrações com GitHub e Bitbucket por si só justificam considerá-lo para equipes com muito desenvolvimento. Dito isso, genuinamente não é a ferramenta certa para agências puramente criativas ou de marketing.
O que você obtém:
- Gestão de sprint e backlog
- Quadros Scrum e Kanban
- Rastreamento de problemas
- Registro e acompanhamento de tempo
- Fluxos de trabalho personalizáveis
- Integrações nativas com GitHub, Bitbucket e Confluence
Onde fica aquém: Não foi projetado para gestão de projetos voltada ao cliente ou faturamento. Equipes criativas tendem a achar que traz mais complicações do que benefícios.
9. Basecamp: Melhor para pequenas equipes que só precisam se manter organizadas
Ideal para: Pequenas agências que querem um lugar simples para comunicação e rastreamento de tarefas
O Basecamp é surpreendentemente simples. Vem fazendo as mesmas coisas bem desde 2004: mensagens, listas de tarefas, compartilhamento de arquivos e agendamento. Sem gráficos de Gantt, sem registro de tempo, sem ferramentas de orçamento. O que você obtém em troca é uma ferramenta limpa e rápida que praticamente qualquer pessoa pode usar no primeiro dia sem treinamento.
O que você obtém:
- Listas de tarefas com atribuições
- Mensagens de equipe e chat em grupo
- Compartilhamento de arquivos e documentos
- Agendamento de projetos
- Acesso de clientes em todos os planos
Onde fica aquém: Sem gráficos de Gantt, sem registro de tempo, sem ferramentas de orçamento.
10. Zoho Projects: Melhor para obter um conjunto completo de recursos com um orçamento menor
Ideal para: Agências conscientes de custos que não querem comprometer os recursos principais
O Zoho Projects entrega mais do que o esperado. Você obtém registro de tempo, orçamento, acesso para clientes, relatórios e ferramentas Agile sem o preço premium que vem com alguns dos nomes maiores nesta lista. Ele também se conecta bem com o restante do ecossistema Zoho, o que é útil se sua agência já usa o Zoho CRM ou o Zoho Books.
O que você obtém:
- Gestão de tarefas e projetos
- Gráficos de Gantt e marcos
- Registro de tempo e gestão de planilhas de horas
- Rastreamento de orçamento e despesas
- Acesso de clientes e externos
- Gestão de sprints Agile
- Integração com outros produtos Zoho
Onde fica aquém: A interface não é tão polida quanto a de alguns concorrentes, mas a funcionalidade é genuinamente sólida para o preço.
Comparação rápida de recursos
| Ferramenta | Registro de tempo | Portal do cliente | Orçamento | Agile | Plano gratuito | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Planner | ✓ | ✓ | Equipes que querem gestão de tarefas simples e limpa | |||
| ✓ Worklenz | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Gestão de projetos de agência open source: grátis para começar, opção de auto-hospedagem |
| Asana | ✓ | ✓ | ✓ | Equipes que querem gestão de tarefas simples e limpa | ||
| Monday.com | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Acompanhamento visual de projetos com múltiplos clientes |
| Wrike | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Agências grandes com fluxos de aprovação complexos |
| Teamwork | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Faturamento a clientes, registro de tempo e gestão de retainers |
| Notion | ✓ | ✓ | Agências de conteúdo e estratégia com muito documentação | |||
| Smartsheet | ✓ | ✓ | ✓ | Equipes que trabalham e pensam com layouts de planilha | ||
| Jira | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Agências de desenvolvimento de software e produto | |
| Basecamp | ✓ | Pequenas equipes que precisam de comunicação e tarefas simples | ||||
| Zoho Projects | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Agências preocupadas com orçamento que querem recursos completos |
Então qual você deve escolher?
Honestamente, depende do que está te incomodando no Microsoft Planner agora.
Se o principal problema é custo e complexidade, o Worklenz vale a pena tentar primeiro. Foi construído especificamente para agências, é gratuito para começar e cobre os recursos que mais importam para o trabalho com clientes. As opções de código aberto e auto-hospedagem são um diferenciador genuíno se a privacidade de dados importa para seus clientes.
Se a simplicidade é a prioridade, Asana parecerá um alívio depois de Microsoft Planner. Se você gerencia uma equipe grande com aprovações complexas, o Wrike vale a pena. E se você é uma agência de desenvolvimento, o Jira é provavelmente onde você pertence.
A melhor decisão é escolher um, executar um projeto real com ele e ver como sua equipe responde. A maioria dessas ferramentas tem testes gratuitos.
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