Como implementar a matriz de Eisenhower no Worklenz
Se voce gerencia uma agencia ou varios projetos ao mesmo tempo, ja sabe que nem toda tarefa da sua lista tem o mesmo peso. Uma solicitacao de revisao de cliente que chega na sua caixa de entrada as 9 da manha parece urgente. O mesmo acontece com um membro da equipe enviando mensagens sobre um recurso atrasado. Mas se voce parar e realmente olhar para o que faz o projeto avancar, essas duas coisas podem nao merecer a mesma atencao.
Esse e exatamente o problema para o qual a Matriz de Eisenhower foi criada.
O que e a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower, tambem chamada de Matriz Urgente-Importante, e uma grade 2x2 simples que divide suas tarefas em quatro categorias com base em duas perguntas: Isso e urgente? Isso e importante?
Os quatro quadrantes funcionam assim:
- Fazer - Urgente e Importante. Resolva esses agora.
- Agendar - Importante mas nao urgente. Planeje um momento para esses.
- Delegar - Urgente mas nao importante. Passe esses para outra pessoa.
- Eliminar - Nao urgente, nao importante. Descarte-os.
Para agencias que gerenciam trabalho de clientes, retainers e projetos internos ao mesmo tempo, essa estrutura corta o ruido rapidamente. Um bug em um site ativo de cliente e urgente e importante. Escrever o boletin interno do proximo trimestre nao e nenhum dos dois.
Teste rapido antes de comecar: Se voce quiser explorar a Matriz de Eisenhower sem configurar um projeto completo, experimente a ferramenta gratuita de Eisenhower do Worklenz. E uma forma rapida de ver como os quadrantes se sentem com suas tarefas reais antes de se comprometer com um fluxo de trabalho dentro do Worklenz.
Configurando no Worklenz
O Worklenz nao tem uma visualizacao integrada da Matriz de Eisenhower, mas seus recursos existentes se mapeiam para a estrutura de forma muito limpa. Veja como construi-la passo a passo.
Passo 1: Liste todas as suas tarefas
Comece adicionando tudo o que voce precisa trabalhar na lista de tarefas do seu projeto. Ainda nao filtre. Entregaveis, itens de feedback de clientes, revisoes internas, correcoes de bugs, check-ins da equipe, coloque tudo.
Passo 2: Defina a prioridade em cada tarefa
O Worklenz agora suporta quatro niveis de prioridade: Critico, Alto, Medio e Baixo. Use-os para refletir tanto a urgencia quanto a importancia, o que se mapeia diretamente nos quadrantes de Eisenhower.
Veja como pensar em cada nivel:
- Critico - Precisa de atencao imediata. Urgente e importante. Estes pertencem ao quadrante Fazer.
- Alto - Trabalho importante que tem um prazo claro, mas ainda nao esta em chamas. Estes pertencem ao quadrante Agendar.
- Medio - Urgente na sensacao, mas nao necessariamente impulsiona o resultado do projeto. Estes pertencem ao quadrante Delegar.
- Baixo - Nem premente nem de alto impacto. Estes pertencem ao quadrante Eliminar.
Com quatro niveis de prioridade, o campo de prioridade agora funciona como seu sinal de matriz. Uma vez que uma tarefa tem uma prioridade, voce ja sabe em qual quadrante ela cai antes de atribuir uma fase.
Este campo de prioridade se torna seu eixo “Urgente vs Nao urgente / Importante vs Nao importante” na matriz.
Passo 3: Use fases como seus quadrantes da matriz
Este e o passo-chave. No Worklenz, a secao Fases permite criar agrupamentos personalizados para suas tarefas. Renomeie as fases para corresponder aos quatro quadrantes de Eisenhower.
Va para as fases do seu projeto e configure-as assim:
- Fazer (Urgente + Importante) - para tarefas de prioridade Critica
- Agendar (Importante, nao urgente) - para tarefas de prioridade Alta
- Delegar (Urgente, nao importante) - para tarefas de prioridade Media
- Eliminar (Nao urgente, nao importante) - para tarefas de prioridade Baixa
Esse alinhamento significa que sua prioridade e fase sempre contam a mesma historia. Uma tarefa marcada como Critica deve sempre estar na fase Fazer. Se voce encontrar uma tarefa Critica em Eliminar, esse e um sinal para reavaliar a prioridade ou o posicionamento.
Dica: Atribua uma cor distinta a cada fase para que os quadrantes sejam imediatamente reconheciveis de relance. Por exemplo, use vermelho para Fazer, azul para Agendar, amarelo para Delegar e cinza para Eliminar. O Worklenz permite definir uma cor por fase diretamente no painel de fases.
Depois que as fases forem criadas, percorra cada tarefa da sua lista e atribua-a a fase correta com base em sua prioridade. Voce pode fazer isso no painel de detalhes da tarefa selecionando o campo de fase e escolhendo o quadrante correspondente.
Passo 4: Visualize e filtre sua matriz
Depois que as tarefas tiverem uma prioridade e uma fase atribuidas, o Worklenz oferece duas maneiras de revisar a matriz dependendo do que voce precisa.
Visualizacao de lista de tarefas: Fique na visualizacao de lista e agrupe por Fase ou Prioridade. Isso fornece uma divisao limpa das tarefas em cada quadrante ou nivel de prioridade. Como os quatro niveis de prioridade se mapeiam diretamente nos quatro quadrantes, agrupar apenas por prioridade oferece uma leitura rapida da matriz. Voce pode entao filtrar por Status para ver apenas as tarefas que estao em andamento, a fazer ou concluidas. Isso e util quando voce quer verificar rapidamente o que ainda precisa de acao no quadrante Fazer ou quais tarefas no quadrante Agendar ainda nao foram iniciadas.
Visualizacao de quadro: Mude para o quadro Kanban e agrupe por Fase. Seu quadro agora mostra quatro colunas, uma para cada quadrante. Esta e uma visualizacao melhor quando voce quer uma imagem visual de como a carga de trabalho esta distribuida pela equipe. Aplique tambem o filtro de Status aqui para ocultar tarefas concluidas e focar apenas no que ainda esta aberto.
Use ambas as visualizacoes juntas. Comece seu dia na visualizacao de lista para verificar prioridades e use a visualizacao de quadro em revisoes de equipe para identificar onde as tarefas estao se acumulando ou travando.
Passo 5: Revise e mova tarefas regularmente
A matriz so funciona se estiver atualizada. Torne-a parte da sua revisao semanal do projeto. A medida que as tarefas chegam, defina primeiro a prioridade e depois atribua a fase correspondente antes de passa-las para alguem. Quando as prioridades mudam de Alto para Critico, mova a tarefa de Agendar para Fazer ao mesmo tempo para manter ambos os sinais sincronizados.
A combinacao de quatro niveis de prioridade e agrupamento por fase significa que sua equipe sempre tem dois sinais claros apontando na mesma direcao, e ninguem precisa de uma longa reuniao de status para descobrir no que se concentrar a seguir.
Por que isso funciona para agencias
O trabalho de agencia e reativo por natureza. Os clientes enviam feedback de ultima hora. O escopo muda. Uma tarefa que voce achava que estava a dois dias de distancia vence amanha. Sem um sistema, as equipes derivam em direcao ao que parece mais barulhento.
A Matriz de Eisenhower da a sua equipe uma linguagem comum. Quando alguem pergunta “devo parar o que estou fazendo por isso?”, a resposta ja esta visivel no quadro. Se estiver na coluna Fazer com uma prioridade Critica, sim. Se estiver na coluna Agendar com uma prioridade Alta, pode esperar ate que a tarefa atual seja concluida.
Os quatro niveis de prioridade tambem adicionam resolucao que falta a um sistema binario urgente/nao urgente. Uma tarefa que passa de Medio para Alto e um sinal para observar. Uma tarefa que salta diretamente para Critico significa que alguem precisa agir agora. Esse gradiente e visivel sem uma reuniao.
Tambem ajuda os gerentes a identificar lacunas de delegacao. Se a coluna Fazer de uma pessoa tem oito tarefas Criticas e a coluna Delegar de outro membro da equipe esta vazia, o desequilibrio e visivel e corrigivel.
Pronto para experimentar?
Para um teste pessoal rapido do conceito, use a ferramenta gratuita de Eisenhower do Worklenz. Sem necessidade de configuracao.
Para trabalho real de projetos com sua equipe, construa isso no Worklenz Cloud. A configuracao de fases e prioridades descrita acima leva cerca de dez minutos no seu primeiro projeto, e a visualizacao Kanban cuida do resto.
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