Cómo las agencias utilizan portales de clientes para reducir correos electrónicos en un 70%
Nuwan Sameera ••
#Gestión de Agencias#Código Abierto#Portal de Clientes
Si dirige una agencia, su bandeja de entrada probablemente se siente como una batalla sin fin. Clientes que envían correos electrónicos pidiendo actualizaciones, comentarios dispersos en múltiples hilos, archivos que van y vienen, es fácil perder el rastro y desperdiciar horas cada semana. Muchas agencias dicen que pasan demasiado tiempo solo gestionando correos electrónicos. ¿La buena noticia? Muchos equipos están solucionando esto con portales de clientes y ven que el volumen de correos electrónicos disminuye entre un 60-80%.
Por qué la sobrecarga de correos electrónicos es un problema tan grande para las agencias
Depender del correo electrónico para todo causa problemas como:
Mensajes importantes que se pierden en hilos largos
Múltiples versiones de archivos y confusión sobre la más reciente
Correos electrónicos constantes de “chequeo rápido” para el estado
Comentarios dispersos y difíciles de rastrear
Horas pasadas buscando información antigua
Esto se acumula rápidamente: los equipos a menudo pierden de 15 a 20 horas por semana solo en comunicación. Un portal de clientes sólido pone todo en un solo lugar y elimina la mayor parte de ese ruido.
Cómo los portales de clientes reducen tanto los correos electrónicos
Un buen portal maneja las cosas cotidianas sin necesitar correos electrónicos:
Actualizaciones de proyectos en tiempo real y vistas de progreso
Los clientes pueden iniciar sesión para ver cronogramas, progreso de tareas, hitos y estado general en cualquier momento, no más correos electrónicos de solicitud de estado.
Compartir archivos y aprobaciones fácilmente
Los archivos permanecen en un solo lugar con las últimas versiones, y los clientes pueden aprobar directamente allí.
Chats para preguntas y respuestas rápidas
La mensajería integrada permite a los clientes hacer preguntas rápidas o compartir actualizaciones directamente en el contexto del proyecto.
Enviar facturas y acceder a la facturación
Ver y gestionar facturas de forma segura en el portal, con notificaciones automatizadas para actualizaciones.
Solicitar servicios o cambios
Los clientes pueden enviar nuevas solicitudes o cambios directamente a través del portal, manteniendo todo organizado.
Notificaciones automáticas
Los clientes reciben alertas para hitos clave, finalizaciones o nuevos mensajes sin correos electrónicos manuales.
Las agencias que usan estas funciones a menudo reducen los correos electrónicos del proyecto en un 70% o más, aceleran las aprobaciones y mantienen a los clientes mucho más felices.
Por qué el portal de clientes de Worklenz es perfecto para agencias
Worklenz tiene un portal de clientes potente y seguro repleto de las características que las agencias necesitan:
Con marca y personalizable - Agregue su logotipo, colores y dominio personalizado para un aspecto profesional que se sienta como propio.
Visibilidad completa del progreso - Los clientes ven paneles en tiempo real con cronogramas, progreso de tareas, hitos y actualizaciones.
Chats y comentarios directos - La mensajería rápida y los comentarios en contexto mantienen las preguntas y respuestas organizadas.
Acceso a facturas - Los clientes pueden ver facturas y recibir notificaciones de actualizaciones, todo en el portal.
Acceso controlado - Oculte detalles internos como registros de tiempo o notas, muestre solo lo que los clientes necesitan.
Con un portal como Worklenz, los equipos típicamente ven:
60-80% menos correos electrónicos sobre proyectos
Comentarios y aprobaciones más rápidos
Clientes que se sienten más involucrados y permanecen más tiempo
Menos errores y cambios de alcance
Más tiempo para trabajo creativo y facturable
¿Listo para reducir sus correos electrónicos en un 70%?
Cambiar a un portal de clientes es más que reducir correos electrónicos, se trata de proyectos más fluidos, mejores relaciones y recuperar su tiempo.
Un portal de clientes no se trata solo de limpiar su bandeja de entrada (aunque eso es agradable). Se trata de hacer que toda la relación con el cliente sea más fluida. Menos fricción, más transparencia, mejor comunicación.
Worklenz es gratuito y de código abierto, por lo que literalmente no hay razón para no probarlo. Hemos construido uno de los portales de clientes más potentes que existen, y no le costará nada ver si funciona para su equipo.
Regístrese gratis hoy - no se necesita tarjeta de crédito, y nuestro generoso plan gratuito le permite comenzar de inmediato.
