Warum Agenturen anfangen, über Jira hinauszuschauen
Jira ist kein schlechtes Tool. Das Problem ist, dass es für alle gebaut wurde, was bedeutet, dass es für niemanden wirklich optimiert ist. Agenturen haben spezifische Bedürfnisse, die allgemeine Tools oft vermissen.
Einige der häufigsten Frustrationen, die wir von Agenturteams hören:
- Notoriously complex setup and configuration - takes significant admin time before it's usable
- Not designed for client-facing work - sharing progress with clients requires awkward workarounds
- The terminology (epics, stories, sprints) confuses non-technical team members in creative agencies
- No built-in budgeting or financial tracking - purely a development and issue tracking tool
- Pricing model becomes expensive when you need features like advanced roadmaps or cross-project reporting
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, lesen Sie weiter.
Worauf Sie beim Wechsel wirklich achten sollten
Bevor Sie in die Liste eintauchen, hilft es, klar zu sein, was eine Agentur wirklich von einem Projektmanagement-Tool braucht. Nicht jede Funktion ist gleich wichtig.
| Funktion | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Zeiterfassung | Ohne zu wissen, wohin die Stunden geflossen sind, kann man nicht präzise abrechnen |
| Kundenportal | Kunden brauchen eine Möglichkeit, Einblick zu nehmen, ohne vollen Zugang zu allem zu haben |
| Budgetierung und Rechnungsstellung | Die Projekrentabilität in Echtzeit im Blick zu haben, spart später viel Mühe |
| Ressourcenmanagement | Wissen, wer überlastet ist, bevor es zum Problem wird |
| Berichte | Etwas, das man Kunden zeigen kann – nicht nur interne Dashboards |
| Einfaches Onboarding | Wenn es eine Woche dauert, jemanden einzuarbeiten, ist das ein Problem |
10 Jira-Alternativen, die 2026 einen Blick wert sind
#1 Top-Empfehlung
1. Worklenz - Beste kostenlose Open-Source-Alternative zu Jira
Gut geeignet für: Agenturen, die etwas speziell für ihre Arbeitsweise entwickelt haben möchten, ohne einen aufgeblähten Preis
Worklenz wurde von Anfang an mit Agenturen im Sinn entwickelt. Im Gegensatz zu Jira versucht es nicht, ein Tool für jedes Team auf dem Planeten zu sein. Der Fokus liegt auf dem, was Agenturen wirklich interessiert: abrechenbare Stunden verfolgen, Kundenprojekte verwalten, Team-Workloads ausbalancieren.
Was es auszeichnet, ist die Kombination aus wirklich kostenlosem Start und Open-Source. Wenn Ihre Agentur sensible Kundendaten verarbeitet, gibt Ihnen die selbst gehostete Version die vollständige Kontrolle darüber, wo diese Daten gespeichert sind.
Was Sie bekommen:
- Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Aufgabenlistenansichten
- Zeiterfassung mit integrierten abrechenbaren Stunden
- Kundenportale, damit Ihre Kunden sehen, was sie sehen müssen
- Auslastungs- und Ressourcenansichten über Projekte hinweg
- Berichte und Analysen, die wirklich nützliche Zahlen liefern
- Eine selbst gehostete Version, wenn Datenschutz Priorität hat
- Ein kostenloser Plan ohne Kreditkarte zum Einstieg
Über 11.000 Agenturen nutzen es bereits. Für Teams, die es satt haben, Jira-Preise für Funktionen zu zahlen, die sie nicht nutzen, ist es eine wirklich starke Option.
Worklenz kostenlos testen2. Asana: Am besten für Teams, die es einfach halten wollen
Gut geeignet für: Agenturen, die Jira zu komplex fanden
Asana existiert schon lange genug, um die Grundlagen wirklich gut zu beherrschen. Es ist übersichtlich, zuverlässig und die meisten Teammitglieder werden es ohne Tutorial verstehen. Aufgabenabhängigkeiten funktionieren gut, die Automatisierung ist unkompliziert einzurichten, und die Berichte sind für die meisten Teams ausreichend. Es lässt sich auch mit praktisch jedem Tool verbinden, das Sie bereits verwenden.
Was Sie bekommen:
- Listen-, Board-, Zeitachsen- und Kalenderansichten
- Aufgabenabhängigkeiten und Meilensteinverfolgung
- Workflow-Automatisierung
- Berichts-Dashboards
- Integrationen mit Slack, Google Workspace, Zoom und über 200 weiteren
Wo es an Grenzen stößt: Keine integrierte Zeiterfassung oder Budgetierung. Für Agenturen, die nach Stunden abrechnen, ist das eine echte Lücke.
3. Monday.com: Am besten für visuell denkende Menschen, die mehrere Kunden verwalten
Gut geeignet für: Marketing- und Kreativagenturen, die mehrere Kampagnen gleichzeitig betreuen
Monday.com ist schwer zu ignorieren, wenn Ihr Team gut auf visuelle Layouts anspricht. Die Boards sind flexibel, die Automatisierungen sind wirklich nützlich, und es ist eines der einfachsten Tools, um Kunden einzubeziehen, ohne sie zu verwirren. Die Anpassungsoptionen sind ebenfalls stark – Sie können Workflows erstellen, die dazu passen, wie Ihre Agentur tatsächlich arbeitet.
Was Sie bekommen:
- Kanban-, Gantt-, Kalender- und Zeitachsenansichten
- Benutzerdefinierte Workflow-Automatisierung
- Zeiterfassung
- Budget- und Finanznachverfolgung
- Kunden- und externe Zugriffskontrollen
- Über 40 native Integrationen
Wo es an Grenzen stößt: Erfordert mindestens drei Sitze, und einige der nützlicheren Funktionen wie die Zeiterfassung sind nur in höheren Plänen verfügbar.
4. Wrike: Am besten für größere Agenturen mit komplexen Workflows
Gut geeignet für: Agenturen mit dedizierten Projektmanagern und mehreren Genehmigungsstufen
Wrike ist für Teams gebaut, die ernsthafte Struktur benötigen. Es handhabt teamübergreifende Projekte gut und hat solide Proofing- und Review-Tools, was für Kreativ- und Marketingagenturen, die mehrere Runden von Kundenfeedback verwalten, sehr wichtig ist. Die Berichte sind detailliert und die Sicherheitsfunktionen sind auf Enterprise-Niveau.
Was Sie bekommen:
- Anpassbare Dashboards und Arbeitsbereiche
- Erweiterte Workflow-Automatisierung
- Zeiterfassung und Ressourcenmanagement
- Budget- und Finanznachverfolgung
- Kunden- und externer Zugriff
- Gantt-Diagramme und Aufgabenabhängigkeitsverfolgung
Wo es an Grenzen stößt: Die Benutzeroberfläche braucht etwas Eingewöhnungszeit. Kleinere Teams oder Agenturen ohne einen dedizierten Projektmanager finden es möglicherweise mehr Tool als nötig.
5. Teamwork: Am besten für Agenturen, die jede abrechenbare Stunde verfolgen müssen
Gut geeignet für: Kundenservice-Agenturen, bei denen die Rentabilität pro Projekt sehr wichtig ist
Teamwork ist eines der wenigen Tools auf dieser Liste, das wirklich für Kundenservice-Arbeit entwickelt wurde. Es kombiniert Projektmanagement, Zeiterfassung, Kundenportale und Rechnungsstellung in einem – was weniger offene Tabs und weniger Datenkopieren zwischen Systemen bedeutet. Wenn Sie jemals einem Kunden erklären mussten, warum ein Projekt das Budget überschritten hat, werden Sie es zu schätzen wissen, den Budgetverbrauch in Echtzeit gegen tatsächlich erfasste Stunden verfolgen zu können.
Was Sie bekommen:
- Aufgaben- und Projektverwaltung
- Native Zeiterfassung mit abrechenbaren Stunden
- Kundenportal für externe Zusammenarbeit
- Budget- und Rechnungsverfolgung
- Ressourcenmanagement und Auslastungsansichten
- Retainer-Verwaltung
Wo es an Grenzen stößt: Der Preis steigt schnell, wenn Ihr Team über die Einstiegsstufe hinauswächst.
6. Notion: Am besten für Agenturen, die in Dokumenten leben
Gut geeignet für: Content-, Strategie- und Beratungsagenturen, die eine Wissensdatenbank genauso brauchen wie einen Aufgabenmanager
Notion passt nicht wirklich sauber in die Kategorie 'Projektmanagement-Tool'. Es ist teils Wiki, teils Datenbank, teils Aufgaben-Tracker. Für Agenturen, bei denen ein Großteil der Arbeit das Erstellen und Organisieren von Informationen umfasst – wie Strategiepräsentationen, Content-Briefings, Recherche oder interne Prozessdokumente – kann es wirklich nützlich sein. Es ist sehr flexibel, was ein Teil des Grundes ist, warum die Leute es lieben.
Was Sie bekommen:
- Flexible Datenbanken mit Tabellen-, Board-, Kalender- und Galerieansichten
- Dokument- und Wiki-Verwaltung
- Projekt- und Aufgabenverfolgung
- Team-Kollaborationstools
- Eine riesige Vorlagenbibliothek
Wo es an Grenzen stößt: Keine Zeiterfassung, kein Kundenportal, keine Rechnungsstellung. Wenn Ihre Agentur etwas Abrechenbares tut, brauchen Sie neben Notion noch etwas, um diesen Aspekt zu verwalten.
7. Smartsheet: Am besten für Teams, die in Tabellenkalkulationen denken
Gut geeignet für: Agenturen, bei denen das Team mit tabellenkalkulationsähnlichen Layouts sehr vertraut ist
Smartsheet sieht aus wie eine Tabellenkalkulation und fühlt sich auch so an, hat aber darunter die Kraft eines echten Projektmanagement-Tools. Wenn Ihr Team Projekte in Excel oder Google Sheets verwaltet hat und immer wieder an die Grenzen stößt, ist dies ein natürlicher nächster Schritt. Die Automatisierung ist solide, die Berichte sind detailliert, und es skaliert gut für Enterprise-Teams.
Was Sie bekommen:
- Raster-, Gantt-, Board- und Kalenderansichten
- Automatisierungs- und Workflow-Builder
- Zeiterfassung und Ressourcenmanagement
- Budget- und Finanznachverfolgung
- Berichts-Dashboards und benutzerdefinierte Berichte
- Kundenzugriffskontrollen
Wo es an Grenzen stößt: Kein kostenloser Plan. Die Benutzeroberfläche kann im Vergleich zu modernen PM-Tools starr wirken.
8. Jira: Am besten für Entwicklungs- und Produktagenturen
Gut geeignet für: Software-Entwicklungsagenturen, die Agile- oder Scrum-Workflows verwenden
Jira ist seit Jahren der Standard für die Projektverfolgung in der Softwareentwicklung. Wenn Ihre Agentur digitale Produkte erstellt, sind das Sprint-Management, die Backlog-Tools und die Issue-Verfolgung schwer zu übertreffen. Allein die GitHub- und Bitbucket-Integrationen machen es für entwicklungsintensive Teams erwägenswert. Das gesagt, ist es wirklich kein geeignetes Tool für rein kreative oder Marketing-Agenturen.
Was Sie bekommen:
- Sprint- und Backlog-Management
- Scrum- und Kanban-Boards
- Issue-Verfolgung
- Zeiterfassung und -protokollierung
- Anpassbare Workflows
- Native Integrationen mit GitHub, Bitbucket und Confluence
Wo es an Grenzen stößt: Nicht für kundenorientiertes Projektmanagement oder Abrechnung konzipiert. Kreative Teams finden es oft umständlicher als nützlich.
9. Basecamp: Am besten für kleine Teams, die einfach nur organisiert bleiben möchten
Gut geeignet für: Kleine Agenturen, die einen einfachen Ort für Kommunikation und Aufgabenverfolgung wollen
Basecamp ist erfrischend einfach. Es macht seit 2004 dieselben Dinge gut: Nachrichten, To-do-Listen, Dateifreigabe und Terminplanung. Keine Gantt-Diagramme, keine Zeiterfassung, keine Budgetierungstools. Was Sie stattdessen bekommen, ist ein sauberes, schnelles Tool, das praktisch jeder am ersten Tag ohne Schulung nutzen kann.
Was Sie bekommen:
- To-do-Listen mit Aufgabenzuweisungen
- Team-Messaging und Gruppenchat
- Datei- und Dokumentenfreigabe
- Projektplanung
- Kundenzugang in allen Plänen
Wo es an Grenzen stößt: Keine Gantt-Diagramme, keine Zeiterfassung, keine Budgetierungstools.
10. Zoho Projects: Am besten für einen vollständigen Funktionsumfang mit kleinerem Budget
Gut geeignet für: Kostenbewusste Agenturen, die bei den Kernfunktionen keine Kompromisse eingehen wollen
Zoho Projects liefert mehr als erwartet. Sie erhalten Zeiterfassung, Budgetierung, Kundenzugang, Berichte und Agile-Tools ohne den Premium-Preis, der mit einigen der größeren Namen auf dieser Liste einhergeht. Es verbindet sich auch gut mit dem restlichen Zoho-Ökosystem, was nützlich ist, wenn Ihre Agentur bereits Zoho CRM oder Zoho Books verwendet.
Was Sie bekommen:
- Aufgaben- und Projektverwaltung
- Gantt-Diagramme und Meilensteine
- Zeiterfassung und Stundenzettelverwaltung
- Budget- und Ausgabenverfolgung
- Kunden- und externer Zugriff
- Agile Sprint-Management
- Integration mit anderen Zoho-Produkten
Wo es an Grenzen stößt: Die Benutzeroberfläche ist nicht so ausgereift wie bei einigen Wettbewerbern, aber die Funktionalität ist für den Preis wirklich solide.
Schneller Funktionsvergleich
| Tool | Zeiterfassung | Kundenportal | Budgetierung | Agile | Kostenloser Plan | Am besten für |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Jira | ✓ | ✓ | Software development and product agencies | |||
| ✓ Worklenz | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Open-Source-Agentur-PM: kostenlos starten, Self-Hosting-Option |
| Asana | ✓ | ✓ | ✓ | Teams, die einfaches, klares Aufgabenmanagement wollen | ||
| Monday.com | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Visuelle Projektverfolgung über mehrere Kunden hinweg |
| Wrike | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Große Agenturen mit komplexen Genehmigungsworkflows |
| Teamwork | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Kundenabrechnung, Zeiterfassung und Retainer-Verwaltung |
| Notion | ✓ | ✓ | Dokumentationsintensive Content- und Strategieagenturen | |||
| Smartsheet | ✓ | ✓ | ✓ | Teams, die in tabellenkalkulationsähnlichen Layouts arbeiten und denken | ||
| Jira | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Software-Entwicklungs- und Produktagenturen | |
| Basecamp | ✓ | Kleine Teams, die einfache Kommunikation und Aufgaben brauchen | ||||
| Zoho Projects | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Budgetbewusste Agenturen, die vollständige Funktionen wollen |
Also, welches sollten Sie wählen?
Ehrlich gesagt hängt es davon ab, was Sie an Jira gerade stört.
Wenn das Hauptproblem Kosten und Komplexität sind, ist Worklenz es wert, zuerst ausprobiert zu werden. Es wurde speziell für Agenturen entwickelt, ist kostenlos zu starten und deckt die Funktionen ab, die für Kundenarbeit am wichtigsten sind. Die Open-Source- und Self-Hosted-Optionen sind ein echter Differenziator, wenn Datenschutz für Ihre Kunden wichtig ist.
Wenn Einfachheit die Priorität ist, wird Asana nach Jira wie eine Erleichterung wirken. Wenn Sie ein großes Team mit komplexen Genehmigungen verwalten, lohnt sich ein Blick auf Wrike. Und wenn Sie eine Dev-Agentur sind, gehört Jira wahrscheinlich zu Ihnen.
Der beste Schritt ist, eines auszuwählen, ein echtes Projekt damit durchzuführen und zu sehen, wie Ihr Team reagiert. Die meisten dieser Tools haben kostenlose Testversionen.
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