Warum Agenturen von Monday und Asana zu kostenlosen Alternativen wechseln
Stell dir vor: Es ist Montagmorgen, ein neues Kundenprojekt ist gerade eingetroffen und du musst schnell einen Arbeitsbereich einrichten. Du öffnest dein Projektmanagement-Tool, verlierst dich in den Berechtigungseinstellungen, stellst fest, dass die benötigte Funktion hinter dem nächsten Preisniveau gesperrt ist, und verbringst 40 Minuten mit etwas, das fünf hätte dauern sollen.
Wenn dir das bekannt vorkommt, bist du nicht allein. In Kreativagenturen, Marketingunternehmen und Beratungsfirmen aller Art überdenken Teams leise die Werkzeuge, auf die sie jahrelang gesetzt haben. Nicht weil Monday.com und Asana schlechte Produkte wären — das sind sie nicht. Aber die Lücke zwischen dem, was diese Plattformen versprechen, und dem, was Agenturen wirklich brauchen, ist schwer zu ignorieren geworden. Und die kostenlosen Alternativen haben schneller aufgeholt, als die meisten erwartet hätten.
Das Versprechen von Monday.com und Asana vs. die Agentur-Realität
Beide Plattformen haben ihre Position aus guten Gründen erworben. Sie haben nützliche Produkte gebaut, exzellentes Marketing betrieben und sind in Tausende von Agentur-Workflows gelangt, indem sie zum richtigen Zeitpunkt die sichere, gut unterstützte Wahl waren. Aber Sicherheit hat ihren Preis.
Die Realität von Asana für Agenturen
Asana enthält tatsächlich einen integrierten Timer, manuelle Stundenerfassung und Vergleiche zwischen geschätzter und tatsächlicher Zeit. Der Haken: Diese Funktionen sind nur im Advanced-Plan verfügbar. Teams im Starter-Plan erhalten nativ nichts für die Zeiterfassung.
Budget- und Ressourcenmanagement erfordern entweder einen höherrangigen Plan oder zusätzliche Käufe. Das Timesheets-and-Budgets-Add-on deckt Echtzeit-Budgetüberwachung, Abrechnung von fakturierbaren vs. nicht fakturierbaren Stunden und Kostenprognosen ab — aber es ist ein zusätzlicher Kostenpunkt auf einem bereits erheblichen Abonnement.
Portfolio-Ansichten, Workload-Management, erweiterte Berichte und Automatisierungen sind alle im Advanced-Tier gesperrt. Die Funktionen, auf die Agenturen am meisten angewiesen sind, kosten am meisten. Verlängerungsbedingungen und Skalierungskosten können Agenturen ebenfalls überraschen, besonders wenn die Mitarbeiterzahl zwischen Kampagnen schwankt.
Die Realität von Monday.com für Agenturen
Monday ist hochgradig anpassbar, aber diese Anpassung ist nicht für Agentur-Workflows vorkonfiguriert. Teams verbringen typischerweise viel Zeit damit, die Boards, Automatisierungen und Prozesse aufzubauen, die ihrer Arbeitsweise entsprechen — und diese Konfigurationsarbeit hört nicht auf, wenn sie wachsen.
Die kostenlosen und Basic-Pläne haben echte Einschränkungen: keine Timeline-Ansicht, keine Automatisierungen, keine Integrationen. Die meisten Agenturen brauchen mindestens den Standard-Plan, um funktionsfähig zu sein, und Pro, um vollständig betriebsbereit zu sein. Und unabhängig vom Plan erfordert Monday ein Minimum von drei bezahlten Plätzen. Eine zweiköpfige Agentur zahlt trotzdem für drei.
Das Ergebnis ist, dass viele Agenturen die Lücken mit zusätzlichen Tools stopfen: ein separater Zeittracker, eigenständige Reporting-Software, Budget-Tabellen. Dieser Stapel häuft Kosten und Wartungsaufwand an, der sich still im Laufe der Zeit aufbaut.
Die wahren Gründe, warum Agenturen wechseln
1. Preise pro Platz passen nicht zur Art, wie Agenturen Personal einstellen
Agenturen sind nicht statisch. Sie wachsen schnell, schrumpfen für ein Quartal, holen Auftragnehmer für eine Kampagne und expandieren wieder. Preise pro Platz erzeugen echten Kostendruck, wenn die Mitarbeiterzahl schwankt.
Jeder neue Auftragnehmer ist eine weitere Zeile auf der Rechnung. Jeder Abgang lässt dich fragen, ob du für Plätze zahlst, die niemand nutzt. Kostenlose und Open-Source-Alternativen beseitigen dieses Problem vollständig — ob dein Team diesen Monat 5 oder 50 Personen umfasst, die Abrechnung ändert sich nicht.
2. Die Upgrade-Mauer wird immer höher
Automatisierungen, Gantt-Ansichten, Workload-Management — das fühlte sich früher wie Grundausstattung an. Auf beiden Plattformen wurden diese Funktionen nach und nach in höherrangige Pläne verschoben. Teams, die Workflows rund um diese Fähigkeiten aufgebaut haben, stehen nun vor einer Wahl: deutlich mehr zahlen, um sie zu behalten, oder rund um einen reduzierten Funktionsumfang neu aufbauen.
3. Allzweck-Tools zwingen Agenturen zu Kompromissen
Monday.com und Asana sind für breite Anwendungsfälle gebaut: Entwicklungsteams, HR-Abteilungen, operative Funktionen. Agenturen haben spezifische Anforderungen, die diese Plattformen konsequent nicht erfüllen.
Zeiterfassung, die in den Workflow integriert ist statt nachträglich hinzugefügt zu werden. Kunden-Zugriffskontrollen, die es Stakeholdern ermöglichen, den Fortschritt einzusehen, ohne interne Gespräche zu sehen. Ressourcenplanung über überlappende Kundenprojekte hinweg. Rentabilitätstransparenz, die kein separates Finanz-Tool erfordert.
Generalistische Plattformen sind immer einen Kompromiss davon entfernt, diese Anforderungen vollständig zu erfüllen.
4. Die Vertrauenslücke hat sich geschlossen
Lange Zeit hatten Monday und Asana einen auf Vertrautheit aufgebauten Vorsprung. Agenturen wählten sie standardmäßig, weil sie die bekannte Größe waren: gut unterstützt, weit verbreitet verstanden, leicht gegenüber einem skeptischen CFO zu rechtfertigen.
Dieser Vorsprung hat sich verringert. Kostenlose Alternativen sind erheblich gereift — solide Oberflächen, anständige Dokumentation und zunehmend die agenturspezifischen Funktionen, für die Monday und Asana einen Aufpreis verlangen. Das Wechselrisiko ist gesunken.
Was Agenturen beim Wechsel wirklich gewinnen
Eine 15-köpfige Agentur im Advanced-Plan von Asana, jährlich abgerechnet zu 24,99 $/Nutzer/Monat, gibt rund 4.500 $ pro Jahr vor Add-ons aus. Dieses Geld könnte in bessere Talente, andere Tools oder einfach eine gesündere Marge fließen.
Über die Kosten hinaus halten dich Open-Source-Tools nicht als Geisel des Produkt-Roadmaps eines Anbieters. Wenn die Plattform die Richtung wechselt, die Preise erhöht oder übernommen wird, verschwindet der Code nicht. Agenturen haben genug SaaS-Tools eingestellt gesehen, um zu wissen, dass das wichtig ist.
Einige Alternativen sind auch tatsächlich rund um die Arbeitsweise von Agenturen gebaut: mehrere Kunden gleichzeitig managen, wechselnde Prioritäten verwalten, Zeit gegen Budgets tracken, Stakeholder informieren ohne sie zu überfordern. Statt ein generisches Tool zurechtbiegen zu müssen, startet man mit etwas, das bereits näher an der richtigen Form ist.
Wo Worklenz passt
Worklenz ist eine kostenlose, Open-Source-Projektmanagement-Plattform, die für Agenturarbeit gebaut wurde. Im Gegensatz zu Tools, die einen abgespeckten kostenlosen Tarif nutzen, um dich zu bezahlten Plänen zu drängen, bietet Worklenz den vollständigen Funktionsumfang ohne Upgrade-Aufforderungen.
Einige Dinge, die für Agenturen speziell wissenswert sind:
Alle Kundenprojekte sind in einem einzigen Dashboard sichtbar. Du kannst sehen, was auf Kurs ist, was Aufmerksamkeit braucht und wohin die Zeit geht, ohne zwischen Boards zu springen.
Die Zeiterfassung ist direkt in Aufgaben integriert — ein Ein-Klick-Timer oder manuelle Eingabe. Kein separater Export, keine Abstimmungsprobleme zur Abrechnungszeit.
Das Workload-Management zeigt, wer überlastet ist und wer Kapazität hat, sodass du umverteilen kannst, bevor Deadlines verpasst werden, statt danach zu reagieren.
Die Projektfinanzübersicht gibt dir Budgetverbrauchsrate, tatsächliche vs. geschätzte Stunden und Rentabilität, ohne ein separates Tool dafür zu benötigen.
Das Kundenportal gibt Stakeholdern einen Raum, um den Fortschritt einzusehen, ohne zu deinem internen Setup hinzugefügt zu werden. Es beendet auch die wöchentliche Status-E-Mail-Kette.
Du kannst je nach Projektanforderung zwischen Kanban-, Listen- und Gantt-Ansichten wechseln. Und wenn Dateneigentum für deine Kunden wichtig ist, kann Worklenz auf deiner eigenen Infrastruktur laufen.
Da es Open Source ist, wird der Produkt-Roadmap von den Menschen geprägt, die das Produkt nutzen — nicht von den Preisambition eines Unternehmens.
Die Migration ist einfacher als gedacht
Die größte Zurückhaltung ist meist die Migration selbst: Monate von Projekthistorie, Aufgabenstrukturen und Team-Gewohnheiten fühlen sich nach viel an, was bewegt werden muss. In der Praxis ist es handhabbarer als Agenturen erwarten.
Sowohl Monday.com als auch Asana unterstützen CSV- und strukturierte Exporte, sodass die Projekthistorie nicht feststeckt. Wenn du migrierst, behandle es als Chance, zu prüfen, was wirklich funktioniert versus was nur eine veraltete Gewohnheit ist. Die meisten Teams stellen fest, dass sie Prozesse aufrechterhalten haben, die einer anderen Version des Unternehmens dienten.
Beginne mit einem Kundenprojekt. Lass das Team vertraut werden, bevor du dich vollständig festlegst. Das Onboarding von Worklenz ist unkompliziert genug, sodass dies typischerweise Tage statt Wochen dauert. Aktive Projekte wechseln zuerst; archivierte Arbeit kann im alten Tool bleiben, bis niemand mehr darauf verweist.
Die Migrationskomplexität skaliert mit der Workflow-Komplexität, nicht mit dem Tool. Die meisten Agenturen schließen die Kerntransition in Tagen konzentrierter Arbeit ab.
Das Fazit
Monday.com und Asana sind keine schlechten Tools. Sie haben vielen Agenturen geholfen, sich zu organisieren und Arbeit zu liefern. Aber die Preislücke hat sich vergrößert, die Alternativen haben sich deutlich verbessert, und Agenturen sind weniger bereit, einen Aufpreis für Funktionen zu zahlen, die hinter Upgrade-Wänden gesperrt sind.
Die Agenturen, die wechseln, tun das nicht impulsiv. Sie tun es, weil die Tools, bei denen sie landen, tatsächlich zur ihrer Arbeitsweise passen.
Wenn deine Agentur die Reibung spürt — steigende Rechnungen, fehlende Funktionen, ein wachsender Stapel von Integrationen, der alles zusammenhält — lohnt es sich, zu prüfen, was heute kostenlos verfügbar ist.