So erfassen Agenturen abrechenbare Stunden (ohne ein weiteres Tool zu bezahlen)
Hier ist ein Szenario, das sich in Agenturen überall abspielt.
Eine mittelgroße Agentur schließt ein 3-monatiges Branding-Projekt ab und stellt die Rechnung. Der Kunde widerspricht: „Das erscheint hoch.” Die Agentur durchsucht ihre Unterlagen nach detaillierten Zeitaufzeichnungen, um die Summe zu belegen, und findet nichts. Design-Stunden liegen in einer Tabelle, Entwicklungsstunden sind über mehrere Tools verstreut, und die Zeit des Account-Managements wurde nie erfasst. Ohne etwas Belastbares vorweisen zu können, gewährt die Agentur einen Nachlass von 4.000 $, nur um das Projekt abzuschließen.
Hier ist der Teil, den die meisten übersehen: Das Geld ging nicht bei der Rechnungsstellung verloren. Es ging drei Monate früher verloren, in dem Moment, als das Team aufhörte zu erfassen.
Das kommt häufiger vor, als die meisten Agenturinhaber zugeben möchten. Die gute Nachricht: Die Lösung erfordert kein neues Tool, keine neue Einstellung und keine große Prozessumstellung. Sie erfordert ein konsistentes System, aufgebaut auf dem, was Sie bereits haben. Dieser Leitfaden zeigt genau, wie man das einrichtet.
Warum die Erfassung abrechenbarer Stunden immer wieder schiefgeht
Die meisten Agenturen haben kein Problem mit dem Erfassungstool. Sie haben ein Problem mit der Erfassungsgewohnheit.
Die Zahlen bestätigen das. Laut dem 2026 Digital Agency Industry Report von Promethean Research wird von der durchschnittlichen Agenturmitarbeiterin erwartet, nur 25 Stunden pro Woche abzurechnen, während weitere 13 Stunden auf nicht abrechenbare Aufgaben entfallen. Das ergibt eine abrechenbare Quote von 65 %, unter dem von Promethean für Produktionsteams empfohlenen Ziel von 72 % Auslastung.
Diese Lücke betrifft nicht nur die Effizienz. Ein großer Teil davon sind Stunden, die tatsächlich gearbeitet, aber nirgendwo erfasst wurden. Hier sind die drei häufigsten Ursachen:
1. Stunden werden verspätet erfasst. Die Erfassung am Ende des Tages oder der Woche verlässt sich auf das Gedächtnis, und das Gedächtnis ist ein miserabler Zeitmesser. Eine Aufgabe, die 90 Minuten dauerte, wird als eine Stunde erfasst. Ein kurzer Kundenanruf wird komplett vergessen. Multipliziert man das über ein Team und ein ganzes Quartal, werden die Verluste ernst. Stunden verschwinden nicht auf einmal. Sie schrumpfen, ein paar Minuten nach dem anderen.
2. Es gibt keine einzige verlässliche Quelle. Design-Stunden liegen an einem Ort. Entwicklungsstunden liegen woanders. Die Zeit des Account-Managements wird vielleicht gar nicht erfasst. Wenn die Rechnungsstellung ansteht, muss jemand alles zusammensetzen, und Zusammensetzen bedeutet immer Raten. Raten bedeutet entweder Überabrechnung (mit dem Risiko, das Vertrauen des Kunden zu verlieren) oder Unterabrechnung (mit dem Verlust). Die meisten Agenturen wählen still die zweite Option.
3. Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit verschwimmen. Interne Nacharbeit, unklare Briefings und Gespräche über Scope Creep verzehren still erfasste Stunden. Das Problem ist, dass diese Stunden nie auf einer Rechnung auftauchen. Wenn sie also in denselben Topf wie Kundenarbeit geworfen werden, sagen Ihnen die Daten nichts Nützliches. Sie können nicht sehen, wo die Lecks sind.
Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden: Legen Sie das vorher fest
Nicht alles, was Ihr Team tut, ist abrechenbar, und so zu tun als ob, führt später zu Streit. Der einfachste Weg, Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden, sowohl intern als auch mit Kunden, ist, diese Kategorien vor Projektbeginn festzulegen.
Abrechenbare Stunden umfassen typischerweise:
- Kundengespräche und Meetings
- Ausführungsarbeit (Design, Entwicklung, Texterstellung, Kampagnenmanagement)
- Im Scope liegende Überarbeitungen
- Kundenbezogene Recherche
Nicht abrechenbare Stunden umfassen typischerweise:
- Interne Meetings und Standups
- Nacharbeit auf Agenturseite (Korrektur interner Fehler)
- Pitch- und Angebotszeit
- Anfragen außerhalb des Scopes
Der letzte Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit. Arbeit außerhalb des Scopes sollte einen Änderungsauftrag auslösen, keinen stillen Abschreiber. Wenn ein Kunde um etwas bittet, das über den vereinbarten Umfang hinausgeht, ist das ein Gespräch und ein neuer Posten, keine kostenlose Arbeit, die Ihr Team stillschweigend übernimmt, weil niemand es ansprechen wollte.
Schreiben Sie diese Definitionen in Ihre Projekt-Kickoff-Dokumente. Wenn alle die Regeln kennen, bevor das Spiel beginnt, streitet niemand bei der Rechnungsstellung darüber.
Die vier Gewohnheiten, die die Erfassung abrechenbarer Stunden reparieren
Keine dieser Gewohnheiten erfordert neue Software. Sie erfordern Konsistenz.
Gewohnheit 1: Legen Sie beim Kickoff ein Zeitbudget fest, aufgeteilt nach Phasen
Die meisten Agenturen schätzen eine Projektsumme und lassen es dabei bewenden. Das Problem mit einer einzigen Zahl ist, dass Sie erst dann merken, dass Sie sie überschritten haben, wenn es zu spät ist, um noch etwas zu tun.
Teilen Sie Ihre Schätzung stattdessen in Phasen: Discovery, Ausführung, Überarbeitungen und Übergabe. Wenn Stunden an Phasen gebunden sind, erkennen Sie Überschreitungen, während Sie noch handeln können.
So sieht das für ein 50-Stunden-Branding-Projekt aus:
| Phase | Budgetierte Stunden |
|---|---|
| Discovery | 8 |
| Ausführung | 20 |
| Überarbeitungen | 12 |
| Übergabe | 10 |
Wenn die Ausführung 25 Stunden erreicht, wissen Sie es sofort. Sie können mit dem Team sprechen, mit dem Kunden sprechen oder die verbleibenden Phasen anpassen. Ohne die Phasenaufteilung würden Sie das erst bei der Rechnungsstellung erfahren, wenn Ihre einzige Option darin besteht, die Kosten zu tragen.
Gewohnheit 2: Erfassen Sie Stunden in Echtzeit, nicht am Ende des Tages
Das ist die Gewohnheit, die am meisten Geld spart, und diejenige, gegen die sich Teams am meisten sträuben.
Branchendaten zeigen, dass Agenturen 10 bis 20 % der abrechenbaren Zeit verlieren, einfach weil sie nicht erfasst wurde, nicht weil die Arbeit nicht erledigt wurde. Rechnen Sie das durch: Bei 100 $/Stunde sind das 1.000 bis 2.000 $ Verlust pro 100-Stunden-Projekt. Eine Agentur, die zehn solcher Projekte pro Jahr durchführt, lässt 10.000 bis 20.000 $ liegen, aus keinem anderen Grund als verspäteter Erfassung.
Die Lösung ist ein integrierter Timer. Starten Sie ihn, wenn Sie eine Aufgabe öffnen. Stoppen Sie ihn, wenn Sie weitergehen. Das ist die gesamte Gewohnheit. Keine Rekonstruktion, keine Gedächtnisspiele, kein „Ich glaube, das hat etwa zwei Stunden gedauert.”
Gewohnheit 3: Machen Sie Ihr Projektmanagement-Tool zur einzigen verlässlichen Quelle
Zeit sollte dort leben, wo die Arbeit lebt. Wenn die Zeiterfassung in einer separaten App von der Aufgabenverwaltung stattfindet, haben Sie zwei Systeme geschaffen, die auseinanderdriften, und der Abgleich wird zum unbezahlten Nebenjob von irgendjemandem.
Wenn Ihr Team bereits auf einer Plattform wie Worklenz arbeitet, ist die Zeiterfassung bereits auf Aufgabenebene integriert. Jede erfasste Stunde ist mit einer bestimmten Aufgabe innerhalb eines bestimmten Projekts verknüpft und für den PM in Echtzeit sichtbar. Keine separaten Tools, kein Copy-Paste, kein Rekonstruktionsprojekt am Monatsende.
Das löst auch das Problem des „Hinterherlaufens”. Wenn die Zeiterfassung Teil der Aufgabenbearbeitung ist, gibt es nichts hinterherzulaufen.
Gewohnheit 4: Überprüfen Sie die Zeit wöchentlich, nicht nur bei der Rechnungsstellung
Zehn Minuten jeden Freitag. Das ist die gesamte Verpflichtung.
Der PM ruft die erfassten gegenüber den geschätzten Stunden pro Projekt auf und achtet auf alles, was das Budget zu überschreiten droht. Ein Projekt bei 60 % des Budgets mit 70 % der erledigten Arbeit ist in Ordnung. Ein Projekt bei 90 % des Budgets mit der Hälfte der verbleibenden Arbeit ist ein Problem, und das an einem Freitag in Woche drei zu erkennen, gibt Ihnen Optionen: neu skopieren, mit dem Kunden sprechen, Ressourcen verlagern.
Dasselbe Problem erst bei der Rechnungsstellung zu erkennen, gibt Ihnen genau eine Option: ein unangenehmes Kundengespräch, das meist mit einem Nachlass endet.
Wenn die Erfassung funktioniert, ist die Rechnungsstellung nur ein Export
Das ist die Belohnung. Wenn die vier Gewohnheiten laufen, hört die Rechnungsstellung auf, ein monatliches Gerangel zu sein.
Sie ziehen einen Zeitbericht, filtern nach abrechenbaren Stunden, und die Daten sind bereits genau, bereits kategorisiert und versandbereit. Kein manuelles Zählen. Kein Hinterherlaufen bei Teammitgliedern wegen ihrer Stunden. Kein Raten, was dieser 3-Stunden-Block an einem Dienstag eigentlich war.
Worklenz übernimmt diesen gesamten Ablauf, ohne Ihr Projektmanagement-Tool zu verlassen: Budget mit Ist-Wert während des gesamten Projekts vergleichen, Zeit pro Aufgabe erfassen, während die Arbeit passiert, und einen sauberen Zeitbericht erstellen, wenn es Zeit für die Abrechnung ist. Wenn ein Kunde eine Rechnung hinterfragt, haben Sie einen Datensatz auf Aufgabenebene, um ihn durchzugehen. Die meisten Einwände sterben in dem Moment, in dem Sie das Detail zeigen können.
3 Fehler, die Agenturen still Geld kosten
Selbst Agenturen, die Zeit erfassen, machen diese drei Fehler.
Fehler 1: Nur leitende Mitarbeiter erfassen. Koordinatoren, Account-Manager und Junior-Teammitglieder leisten ebenfalls abrechenbare Arbeit. Ihre Stunden summieren sich schnell, und wenn sie nicht erfassen, rechnen Sie nur einen Bruchteil des tatsächlichen Aufwands ab. Jede abrechenbare Person erfasst, ohne Ausnahme.
Fehler 2: Abrechenbares und nicht abrechenbares in einem Log vermischen. Wenn alles in denselben Topf kommt, sind Ihre Daten nutzlos und Ihre Rechnungen falsch. Markieren Sie jeden Eintrag in dem Moment, in dem er erfasst wird, als abrechenbar oder nicht abrechenbar. Das kostet einen zusätzlichen Klick und erspart später Stunden der Sortierung.
Fehler 3: Erfassung wie Überwachung wirken lassen. Wenn sich Menschen beobachtet fühlen, vermeiden sie die Erfassung, und Ihre Daten fallen auseinander. Der Rahmen ist entscheidend. Bei der Erfassung geht es nicht um die Überwachung von Personen. Es geht darum, sicherzustellen, dass jeder Anerkennung für seine Arbeit erhält. Gute Erfassung bedeutet, dass keine Anstrengung unerkannt bleibt und keine Stunden abgeschrieben werden, weil sie nie erfasst wurden.
So sieht das im echten Leben aus
Hier ist das gesamte System bei einem typischen Projekt im Einsatz:
Beim Kickoff: Richten Sie das Projekt mit Zeitschätzungen für jede Phase ein. Dokumentieren Sie, was als abrechenbar zählt und was nicht. Teilen Sie es mit dem Team und dem Kunden.
Während des Projekts: Das Team erfasst Stunden in Echtzeit auf Aufgaben. Abrechenbare und nicht abrechenbare Einträge erhalten unterschiedliche Tags. Niemand rekonstruiert etwas aus dem Gedächtnis.
Jeden Freitag: Der PM verbringt zehn Minuten damit, geschätzte mit erfassten Stunden zu vergleichen. Alles, was das Budget überschreitet, wird markiert und noch in dieser Woche bearbeitet.
Bei der Rechnungsstellung: Exportieren Sie den Zeitbericht. Die Daten sind bereits präzise und detailliert. Die Rechnung geht mit Zuversicht raus, und falls jemand sie hinterfragt, sind die Datensätze auf Aufgabenebene sofort verfügbar.
Häufig gestellte Fragen
Welcher Prozentsatz der Stunden sollte in einer Agentur abrechenbar sein?
Promethean Research empfiehlt ein Auslastungsziel von 72 % für Produktionsteams. Die meisten Agenturen liegen derzeit bei etwa 65 %, was bedeutet, dass es echtes Geld gibt, um diese Lücke zu schließen.
Sollten Junior-Mitarbeiter abrechenbare Stunden erfassen?
Ja. Jede abrechenbare Person erfasst, einschließlich Koordinatoren, Account-Manager und Junior-Teammitglieder. Ihre Stunden summieren sich, und nicht erfasste Stunden sind nicht abgerechnete Stunden.
Wie gehe ich mit Anfragen außerhalb des Scopes um?
Verwandeln Sie sie in Änderungsaufträge, nicht in Abschreiber. Arbeit außerhalb des Scopes ist eine neue Vereinbarung mit neuen Stunden, keine kostenlose Arbeit.
Brauche ich ein spezielles Zeiterfassungstool?
Nein. Wenn Ihre Projektmanagement-Plattform bereits über integrierte Zeiterfassung verfügt (Worklenz hat das, auf Aufgabenebene), schafft ein separates Tool nur ein zweites System, das gepflegt und abgeglichen werden muss.
Das Fazit
Genaue Erfassung abrechenbarer Stunden hat nichts mit Software zu tun. Es geht darum, die Gewohnheit aufzubauen, Zeit zu erfassen, während die Arbeit passiert, bevor das Projekt endet.
Legen Sie das Budget beim Kickoff fest. Erfassen Sie fortlaufend. Überprüfen Sie wöchentlich. Rechnen Sie genau ab.
Das ist alles. Kein neues Tool erforderlich.
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