So implementieren Sie die Eisenhower-Matrix in Worklenz
Wenn Sie eine Agentur leiten oder mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, wissen Sie bereits, dass nicht jede Aufgabe auf Ihrer Liste dasselbe Gewicht hat. Eine Kundenrevision, die um 9 Uhr morgens in Ihrem Posteingang landet, fuhlt sich dringend an. Genauso wie ein Teammitglied, das Sie wegen eines verzogertes Assets anpingt. Aber wenn Sie innehalten und tatsachlich betrachten, was das Projekt voranbringt, verdienen diese beiden Dinge moglicherweise nicht die gleiche Aufmerksamkeit.
Genau das ist das Problem, fur das die Eisenhower-Matrix entwickelt wurde.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix, auch als Dringend-Wichtig-Matrix bezeichnet, ist ein einfaches 2x2-Raster, das Ihre Aufgaben basierend auf zwei Fragen in vier Kategorien aufteilt: Ist das dringend? Ist das wichtig?
Die vier Quadranten funktionieren so:
- Tun - Dringend und Wichtig. Erledigen Sie diese jetzt.
- Planen - Wichtig, aber nicht dringend. Planen Sie einen Termin dafur.
- Delegieren - Dringend, aber nicht wichtig. Ubertragen Sie diese an jemand anderen.
- Eliminieren - Nicht dringend, nicht wichtig. Streichen Sie sie.
Fur Agenturen, die Kundenarbeit, Retainer und interne Projekte gleichzeitig verwalten, durchschneidet dieses Framework schnell den Larm. Ein Fehler auf einer Live-Kundenwebsite ist dringend und wichtig. Das Schreiben des internen Newsletters fur das nachste Quartal ist keines von beidem.
Schnelltest vor dem Start: Wenn Sie die Eisenhower-Matrix erkunden mochten, ohne ein vollstandiges Projekt einzurichten, probieren Sie das kostenlose Eisenhower-Tool von Worklenz. Es ist ein schneller Weg, um zu sehen, wie sich die Quadranten mit Ihren tatsachlichen Aufgaben anfuhlen, bevor Sie sich auf einen Workflow in Worklenz festlegen.
Einrichtung in Worklenz
Worklenz hat keine integrierte Eisenhower-Matrix-Ansicht, aber seine vorhandenen Funktionen lassen sich sehr sauber auf das Framework abbilden. So erstellen Sie es Schritt fur Schritt.
Schritt 1: Alle Aufgaben auflisten
Beginnen Sie damit, alles, woran Sie arbeiten mussen, in Ihre Projektaufgabenliste einzutragen. Filtern Sie noch nicht. Lieferables, Kundenfeedback-Elemente, interne Uberprufungen, Fehlerbehebungen, Team-Check-ins - tragen Sie alles ein.
Schritt 2: Prioritat fur jede Aufgabe festlegen
Worklenz unterstutzt jetzt vier Prioritatsstufen: Kritisch, Hoch, Mittel und Niedrig. Verwenden Sie diese, um sowohl Dringlichkeit als auch Wichtigkeit widerzuspiegeln, was sich direkt auf die Eisenhower-Quadranten abbilden lasst.
So denken Sie uber jede Stufe nach:
- Kritisch - Benotigt sofortige Aufmerksamkeit. Dringend und wichtig. Diese gehoren in den Tun-Quadranten.
- Hoch - Wichtige Arbeit mit einer klaren Frist, die aber noch nicht brennt. Diese gehoren in den Planen-Quadranten.
- Mittel - Fuhlt sich dringend an, treibt aber nicht unbedingt das Projektergebnis voran. Diese gehoren in den Delegieren-Quadranten.
- Niedrig - Weder druckend noch besonders wirkungsvoll. Diese gehoren in den Eliminieren-Quadranten.
Mit vier Prioritatsstufen dient das Prioritatsfeld jetzt als Ihr Matrix-Signal. Sobald eine Aufgabe eine Prioritat hat, wissen Sie bereits, in welchen Quadranten sie fallt, noch bevor Sie eine Phase zuweisen.
Dieses Prioritatsfeld wird zu Ihrer “Dringend vs. Nicht dringend / Wichtig vs. Nicht wichtig”-Achse in der Matrix.
Schritt 3: Phasen als Ihre Matrix-Quadranten verwenden
Dies ist der Schlussel. In Worklenz konnen Sie mit dem Abschnitt Phasen benutzerdefinierte Gruppierungen fur Ihre Aufgaben erstellen. Benennen Sie die Phasen um, damit sie den vier Eisenhower-Quadranten entsprechen.
Gehen Sie zu Ihren Projektphasen und richten Sie sie so ein:
- Tun (Dringend + Wichtig) - fur Kritische Prioritatsaufgaben
- Planen (Wichtig, nicht dringend) - fur Hohe Prioritatsaufgaben
- Delegieren (Dringend, nicht wichtig) - fur Mittlere Prioritatsaufgaben
- Eliminieren (Nicht dringend, nicht wichtig) - fur Niedrige Prioritatsaufgaben
Diese Ausrichtung bedeutet, dass Ihre Prioritat und Phase immer dieselbe Geschichte erzahlen. Eine als Kritisch markierte Aufgabe sollte immer in der Phase “Tun” sitzen. Wenn Sie eine kritische Aufgabe in “Eliminieren” finden, ist das ein Signal, entweder die Prioritat oder die Platzierung neu zu bewerten.
Tipp: Weisen Sie jeder Phase eine eigene Farbe zu, damit die Quadranten sofort erkennbar sind. Verwenden Sie zum Beispiel Rot fur Tun, Blau fur Planen, Gelb fur Delegieren und Grau fur Eliminieren. Worklenz ermoglicht es Ihnen, direkt im Phasenpanel eine Farbe pro Phase festzulegen.
Sobald die Phasen erstellt sind, gehen Sie jede Aufgabe in Ihrer Liste durch und weisen Sie sie basierend auf ihrer Prioritat der richtigen Phase zu. Sie konnen dies im Aufgaben-Detailbereich tun, indem Sie das Phasenfeld auswahlen und den passenden Quadranten auswahlen.
Schritt 4: Ihre Matrix anzeigen und filtern
Sobald Aufgaben eine Prioritat und eine Phase zugewiesen haben, bietet Worklenz zwei Moglichkeiten, die Matrix zu uberprufpfen, je nachdem, was Sie benotigen.
Aufgabenlistenansicht: Bleiben Sie in der Listenansicht und gruppieren Sie nach Phase oder Prioritat. Dies gibt Ihnen eine ubersichtliche Aufschlusslung der Aufgaben unter jedem Quadranten oder jeder Prioritatsstufe. Da die vier Prioritatsstufen direkt den vier Quadranten entsprechen, ergibt eine Gruppierung allein nach Prioritat eine schnelle Matrix-Lesart. Sie konnen dann nach Status filtern, um nur die Aufgaben zu sehen, die in Bearbeitung, zu erledigen oder abgeschlossen sind. Dies ist nutzlich, wenn Sie schnell prufpfen mochten, was im Quadranten “Tun” noch Aktion erfordert oder welche Aufgaben im Quadranten “Planen” noch nicht gestartet wurden.
Board-Ansicht: Wechseln Sie zum Kanban-Board und gruppieren Sie nach Phase. Ihr Board zeigt jetzt vier Spalten, eine fur jeden Quadranten. Dies ist eine bessere Ansicht, wenn Sie ein visuelles Bild davon wunschen, wie die Arbeitslast auf das Team verteilt ist. Wenden Sie hier auch den Statusfilter an, um abgeschlossene Aufgaben auszublenden und sich nur auf das zu konzentrieren, was noch offen ist.
Verwenden Sie beide Ansichten zusammen. Beginnen Sie Ihren Tag in der Listenansicht, um Prioritaten zu prufen, und nutzen Sie die Board-Ansicht in Team-Reviews, um zu erkennen, wo Aufgaben sich stapeln oder ins Stocken geraten.
Schritt 5: Aufgaben regelmassig prufen und verschieben
Die Matrix funktioniert nur, wenn sie aktuell bleibt. Machen Sie sie zu einem Teil Ihrer wochentlichen Projektuberprufen. Wenn Aufgaben eingehen, legen Sie zuerst die Prioritat fest und weisen Sie dann die passende Phase zu, bevor Sie sie jemandem ubergeben. Wenn sich Prioritaten von Hoch auf Kritisch verschieben, verschieben Sie die Aufgabe gleichzeitig von Planen auf Tun, um beide Signale synchron zu halten.
Die Kombination aus vier Prioritatsstufen und Phasengruppierung bedeutet, dass Ihr Team immer zwei klare Signale hat, die in dieselbe Richtung zeigen, und niemand ein langes Statusmeeting benotigt, um herauszufinden, worauf er sich als nachstes konzentrieren soll.
Warum das fur Agenturen funktioniert
Agenturarbeit ist von Natur aus reaktiv. Kunden senden Last-Minute-Feedback. Der Umfang andert sich. Eine Aufgabe, von der Sie dachten, sie sei noch zwei Tage entfernt, ist morgen fallig. Ohne ein System driften Teams in Richtung dessen, was am lautesten klingt.
Die Eisenhower-Matrix gibt Ihrem Team eine gemeinsame Sprache. Wenn jemand fragt: “Soll ich aufhoren, was ich tue, fur das?” ist die Antwort bereits auf dem Board sichtbar. Wenn sie sich in der Spalte “Tun” mit einer kritischen Prioritat befindet, ja. Wenn sie sich in der Spalte “Planen” mit einer hohen Prioritat befindet, kann sie warten, bis die aktuelle Aufgabe erledigt ist.
Die vier Prioritatsstufen fugen auch Auflosung hinzu, die einem binaren dringend/nicht-dringend-System fehlt. Eine Aufgabe, die von Mittel auf Hoch wechselt, ist ein Signal zum Beobachten. Eine Aufgabe, die direkt auf Kritisch springt, bedeutet, dass jemand jetzt handeln muss. Dieser Gradient ist ohne ein Meeting sichtbar.
Es hilft Managern auch, Delegierungsengpasse zu erkennen. Wenn die Spalte “Tun” einer Person acht kritische Aufgaben hat und die Spalte “Delegieren” eines anderen Teammitglieds leer ist, ist das Ungleichgewicht sichtbar und behebbar.
Bereit, es auszuprobieren?
Fur einen schnellen personlichen Test des Konzepts verwenden Sie das kostenlose Eisenhower-Tool von Worklenz. Keine Einrichtung erforderlich.
Fur tatsachliche Projektarbeit mit Ihrem Team bauen Sie dies in Worklenz Cloud auf. Die oben beschriebene Phasen- und Prioritatseinrichtung dauert bei Ihrem ersten Projekt etwa zehn Minuten, und die Kanban-Ansicht ubernimmt den Rest.
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