Beste Agenturverwaltungssoftware für 2026: Ehrlicher Vergleich
Agenturverwaltungssoftware ist der Ort, an dem die Arbeit eines Dienstleistungsunternehmens tatsächlich stattfindet: Projekte verfolgt, Zeit erfasst, Ressourcen zugeteilt, Kunden auf dem Laufenden gehalten. Das falsche Tool kostet entweder zu viel für das, was man tatsächlich nutzt, oder lässt einen ohne die nötige Transparenz, um profitabel zu liefern.
Der folgende Vergleich bewertet jede Plattform anhand von Projektabwicklung, Zeiterfassung, Ressourcenauslastung, Kundentransparenz und Gesamtkosten.
Was Agenturen wirklich von PM-Software brauchen
Es gibt einen bedeutenden Unterschied zwischen einem guten Agentur-PM-Tool und einem generischen Aufgabenverwalter.
Multiprojekt-Übersicht. Agenturen führen immer mehrere Kundenprojekte gleichzeitig. Sie müssen alle auf einmal im Blick haben, nicht nur einzelne Projekte. Tools, die für Einzelteam-Workflows entworfen wurden (Trello, Notion), erfüllen diesen Bedarf nicht gut.
Zeiterfassung. Agenturen rechnen stundenweise ab oder verwalten Auslastungsziele. Die Zeiterfassung muss nativ sein, kein Drittanbieter-Add-on mit separatem Abonnement. Zeitdaten sollten direkt in die Projektanalyse einfließen.
Ressourcenmanagement. Zu wissen, wer überlastet ist und wer Kapazität hat, verhindert Lieferfehler und Burnout. Das erfordert Echtzeit-Transparenz über die Arbeitsbelastung aller aktiven Projekte.
Kundenportal oder Berichterstattung. Kunden brauchen regelmäßige Statusupdates. Ob eine dedizierte Kundenansicht oder professionelle Berichte – das Tool sollte den Aufwand für die Kundenkommunikation reduzieren.
Rentabilitätsverfolgung. In größerem Maßstab müssen Agenturen wissen, ob Projekte profitabel sind: tatsächliche Stunden gegenüber geschätzten Stunden, verbrauchtes Budget gegenüber Lieferumfang.
Nicht jedes Tool liefert all das gut. Der folgende Vergleich ist um diese Kriterien herum strukturiert.
Schnellvergleich: beste Agenturverwaltungssoftware
| Tool | Preis | Zeiterfassung | Ressourcenmgmt | Kundenportal | Abrechnung | Open Source |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Worklenz | Kostenlos (bis 3 Projekte); ab $9,99/Nutzer/Monat | ✅ Integriert | ✅ Integriert | ✅ Ja | ✅ Integriert | ✅ AGPL-3.0 |
| Teamwork | Ab $10,99/Nutzer/Monat | ✅ Integriert | ✅ Deliver-Tier | ✅ Ja | ✅ Grow-Tier | ❌ |
| Wrike | Ab $9,80/Nutzer/Monat | ✅ Kostenpfl. Tier | ✅ Business-Tier | ❌ | ❌ | ❌ |
| Productive | Ab $9/Nutzer/Monat | ✅ Integriert | ✅ Integriert | ✅ Ja | ✅ Integriert | ❌ |
| Function Point | Ab $45/Nutzer/Monat | ✅ Integriert | ✅ Integriert | ✅ Ja | ✅ Integriert | ❌ |
| Asana | Kostenlos / $10,99/Nutzer/Monat | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Monday.com | Ab $9/Nutzer/Monat | ⚠️ Add-on | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Basecamp | $15/Nutzer/Monat oder $299/Monat pauschal | ❌ | ❌ | ⚠️ Basis | ❌ | ❌ |
Die Tools im Detail
Worklenz: beste kostenlose Option für Agenturen
Preis: Kostenlose Cloud (unbegrenzte Nutzer, bis zu 3 aktive Projekte); kostenpflichtige Pläne ab $9,99/Nutzer/Monat | Self-Hosted Community (kostenlos) Ideal für: Agenturen und Beratungsunternehmen, die vollständige PM-Funktionen zu niedrigen oder keinen Kosten suchen
Worklenz ist für Agenturen entwickelt: Es umfasst Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Kundenportale und grundlegende Rechnungsstellung. Der kostenlose Cloud-Plan hat keine Nutzerlimits, sodass unbegrenzt viele Teammitglieder mit bis zu 3 aktiven Projekten gleichzeitig zusammenarbeiten können. Kostenpflichtige Pläne schalten zusätzliche Projekte und erweiterte Funktionen frei.
Was es gut macht:
- Zeiterfassung ist nativ und integriert: Timer bei Aufgaben, manuelle Eingabe, projektbezogene Zeitprotokolle, Analysen
- Die Team-Auslastungsansicht zeigt die Echtzeit-Arbeitsbelastung über alle Projekte hinweg, sodass Sie sehen können, wer bei 100 % ist und wer Kapazität hat
- Das Kundenportal gibt Kunden eine Nur-Lese-Ansicht des Projekts, ohne Zugang zum internen Arbeitsbereich
- Das Multiprojekt-Dashboard zeigt Aufgabenabschluss, überfällige Aufgaben und aufgewendete Zeit für alle Projekte gleichzeitig
- Open Source (AGPL-3.0-Lizenz): selbst-hostbar, überprüfbar, vollständig portable Daten
- Integrierte Rechnungsstellung: Rechnungen aus erfassten Zeiten und Projektdaten erstellen
Was fehlt:
- Kein kreatives Proofing oder Datei-Annotierung (Frame.io oder Loom für Design-Reviews benötigt)
- Keine native GitHub/GitLab-Integration
- Erweiterte Abrechnungsfunktionen (Stundensatzkarten, Rentabilität nach Abrechnungsrolle) erfordern Teamwork oder Productive
Fazit: Für Agenturen, die den vollständigen Lieferungs-Workflow benötigen (Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Kundenportale und grundlegende Rechnungsstellung), liefert Worklenz das zu null oder nahezu null Kosten. Der Hauptgrund für ein Upgrade auf Teamwork oder Productive ist erweitertes Finanzreporting und Stundensatzkarten.
Teamwork: am besten für Agenturen mit integrierter Abrechnung
Preis: $10,99/Nutzer/Monat (Starter) → $19,99/Nutzer/Monat (Deliver) → $54,99/Nutzer/Monat (Grow) Ideal für: Mittelgroße Agenturen, die Abrechnung, Rechnungsstellung und Rentabilität in einem Tool wollen
Teamwork.com ist das agenturspezifischste kommerzielle Tool in diesem Vergleich. Es wurde von Anfang an für Dienstleistungsunternehmen entwickelt, was man merkt. Jede Funktion ist auf die Agenturlieferung ausgerichtet: Zeiterfassung mit Abrechnungssätzen, Budgetmanagement, Kundenportale und Rentabilitätsberichte.
Was es gut macht:
- Abrechnung und Rechnungsstellung im Grow-Tier: Stundensatzkarten, abrechenbares Zeittracking, Rechnungserstellung
- Rentabilitätsberichte: tatsächliche Stunden mit Schätzungen über Projekte und Teammitglieder vergleichen
- Kundenportal mit Genehmigungsworkflows: Kunden können Lieferobjekte genehmigen, Aufgaben kommentieren und Meilensteine verfolgen
- Ressourcenplanung im Deliver-Tier: Teammitglieder Aufgaben mit Sichtbarkeit der Arbeitsbelastung zuweisen
Was fehlt:
- Abrechnungsfunktionen erfordern den Grow-Tier ($54,99/Nutzer/Monat, oder $549/Monat für 10 Personen)
- Ressourcenmanagement erfordert den Deliver-Tier ($199/Monat für 10 Personen)
- Teuer im Vergleich zu Tools ohne Abrechnungsfunktionen
Fazit: Wenn Sie Ihren gesamten abrechnungsfähigen Workflow (Zeiterfassung, Stundensatzkarten, Rechnungsstellung) in einem einzigen Tool verwalten möchten, ohne in eine Buchhaltungssoftware zu exportieren, ist Teamwork die vollständigste Option. Der Preis ist gerechtfertigt, wenn die Abrechnungskomplexität Ihr Hauptschmerzpunkt ist.
Wrike: am besten für Kreativagenturen mit Proofing-Workflows
Preis: $9,80/Nutzer/Monat (Team) → $24,80/Nutzer/Monat (Business) → Enterprise Ideal für: Kreativagenturen mit aktiven Design-Review- und Genehmigungsworkflows
Wrikes Alleinstellungsmerkmal für Agenturen ist Wrike Proof, ein integriertes Tool zur Annotation von Bildern, PDFs und Videos für die Kundengenehmigung. Für Designagenturen, die erhebliche Zeit in Überarbeitungszyklen investieren, kann dies dedizierte Review-Tools wie Frame.io oder Ziflow ersetzen.
Was es gut macht:
- Wrike Proof für kreative Reviews: Kunden annotieren direkt auf Lieferobjekten innerhalb von Wrike
- Benutzerdefinierte Workflows mit komplexem Genehmigungsrouting: verschiedene Genehmigungsstufen für verschiedene Lieferobjekttypen
- Ressourcenmanagement im Business-Tier: Auslastungsdiagramme, Verfügbarkeitsansichten
- Erweiterte Berichterstattung: Zeitberichte, Auslastungsberichte, benutzerdefinierter Berichtsersteller
Was fehlt:
- Keine integrierte Rechnungsstellung
- Ressourcenmanagement erfordert Business-Tier ($24,80/Nutzer/Monat)
- Kein separates Kundenportal vom Hauptarbeitsbereich
- Teuer für Teams, die kein Proofing brauchen
Fazit: Wrike ist die richtige Wahl speziell für Kreativagenturen, bei denen Kunden-Review und -Genehmigung ein hochfrequenter, reibungsintensiver Workflow ist. Für lieferungsorientierte Agenturen ohne intensive kreative Reviews ist es für das Benötigte überteuert.
Productive: bestes All-in-one für Agenturen, die es sich leisten können
Preis: Ab $9/Nutzer/Monat (Essential) → $24/Nutzer/Monat (Professional) → individuell Ideal für: Wachsende Agenturen, die ein einziges Tool für PM, Zeit, Abrechnung und Budgetierung suchen
Productive wurde als Agentur-All-in-one entwickelt: Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Budgetierung, Abrechnung und Berichterstattung in einer einzigen Plattform mit moderner Benutzeroberfläche.
Was es gut macht:
- Budgetverfolgung mit Echtzeit-Burn-Rate: Verbrauch gegenüber verbleibendem Budget neben dem Projektfortschritt sehen
- Ressourcenplanung integriert mit Projektplänen: Teamkapazität mit Verfügbarkeitsprüfungen Projekten zuweisen
- Rentabilitätsdashboard: Umsatz, Kosten und Marge pro Projekt und Kunde
- Zeiterfassung mit Budgets verknüpft: Abrechenbare Stunden fließen direkt in die Rechnungsstellung
Was fehlt:
- Kein kostenloser Plan (nur kostenlose Testphase)
- Bei $24/Nutzer/Monat im Professional-Tier zahlt ein 10-Personen-Team $240/Monat
- Kleineres Ökosystem und weniger Integrationen als Wrike oder Asana
- Kundenportal ist verglichen mit Teamwork einfach
Fazit: Productive ist die richtige Wahl für Agenturen, die einen modernen Single-Plattform-Workflow für Projektabwicklung und Finanzen wollen. Der Preis ist höher als bei Worklenz oder Wrike, ist aber gerechtfertigt, wenn Sie derzeit PM + Zeiterfassung + Rechnungsstellung über drei separate Tools verteilen.
Function Point: am besten für große Werbe- und Kreativagenturen
Preis: Ab $45/Nutzer/Monat Ideal für: Größere Werbeagenturen und Kreativstudios
Function Point ist eine vollständige Agenturverwaltungsplattform, nicht nur PM-Software. Es umfasst Projektmanagement, Traffic-Management (Ressourcen), Zeiterfassung, Abrechnung und Finanzberichterstattung in einem System. Es wird von Werbeagenturen und Marketingunternehmen eingesetzt, die operative Transparenz in größerem Maßstab benötigen.
Was es gut macht:
- Traffic-Management: agenturspezifische Ressourcenplanung, die mit Projektlieferobjekten verknüpft ist
- Angebot-zu-Rechnung-Workflow: Angebote erstellen, Ist-Werte erfassen, Rechnungen in einem Ablauf generieren
- Finanzberichterstattung: Jobrentabilität, Kundeneinnahmen, Teamauslastung nach Abrechnungsrolle
- Speziell für das Werbe-/Kreativagenturmodell entwickelt
Was fehlt:
- $45/Nutzer/Monat ist deutlich teurer als Alternativen
- Veraltete Benutzeroberfläche verglichen mit neueren Tools
- Überdimensioniert für kleine Agenturen oder solche ohne intensives Finanztracking
Fazit: Function Point ist für größere Agenturen (30+ Personen) gerechtfertigt, wo das Finanzmanagement von Projekten genauso wichtig ist wie das Abwicklungsmanagement. Für kleinere Agenturen sind Kosten und Komplexität schwer zu rechtfertigen, wenn Teamwork oder Productive dasselbe Terrain zu einem Bruchteil des Preises abdecken.
Asana: am besten für Nicht-Agentur-Teams mit leichter Kundenarbeit
Preis: Kostenlos (Basis) → $10,99/Nutzer/Monat (Premium) → $24,99/Nutzer/Monat (Business) Ideal für: Teams, die primär interne Arbeit mit gelegentlichen Kundenprojekten verwalten
Asana ist ein solides Allzweck-PM-Tool, aber nicht für Agenturen entwickelt. Es gibt keine native Zeiterfassung, kein Ressourcenmanagement und kein Kundenportal. Für Agenturen müssten Sie Harvest für die Zeiterfassung hinzufügen und Kundenberichte manuell erstellen. Der Business-Tier fügt Auslastungsansichten hinzu, bietet aber keine Zeiterfassungsintegration.
Fazit: Asana ist in Ordnung, wenn Ihre Agenturarbeit überschaubar ist und Sie bereits Harvest oder Toggl für die Zeiterfassung verwenden. Als primäres Agenturverwaltungstool erfordert es zu viele Add-ons, um den vollständigen Workflow abzudecken.
Kostenvergleich für ein 10-Personen-Team
| Tool | Monatlich (10 Nutzer) | Jährlich | Hinweise |
|---|---|---|---|
| Worklenz | $0 (bis 3 Projekte) | $0 | Kostenlose Cloud; unbegrenzte Nutzer |
| Asana Premium | $109,90 | $1.319 | Keine Zeiterfassung |
| Monday.com Basic | $90 | $1.080 | Keine Zeiterfassung oder Ressourcenmgmt |
| Wrike Team | $98 | $1.176 | Kein Ressourcenmgmt in diesem Tier |
| Teamwork Deliver | $199,90 | $2.399 | Ressourcenmgmt, grundlegende Abrechnung |
| Productive Professional | $240 | $2.880 | Budget + Abrechnung inklusive |
| Wrike Business | $248 | $2.976 | Ressourcenmgmt, Proofing inklusive |
| Teamwork Grow | $549,90 | $6.599 | Vollständige Abrechnung + Rechnungsstellung |
| Function Point | $450 | $5.400 | Vollständiges Agentur-Finanzmanagement |
So wählen Sie Agenturverwaltungssoftware aus
Schritt 1: Kartieren Sie Ihre aktuellen Workflow-Lücken
Listen Sie auf, was Ihrem Team aktuell fehlt oder was es mit Workarounds löst:
- „Wir erfassen Zeit in einer Tabellenkalkulation” → Sie brauchen native Zeiterfassung
- „Wir senden wöchentlich manuell Statusupdates per E-Mail an Kunden” → Sie brauchen ein Kundenportal
- „Wir wissen nicht, wer überlastet ist, bis es zu spät ist” → Sie brauchen Ressourcenmanagement
- „Wir stellen Rechnungen aus einer exportierten Zeiteintrags-Tabelle” → Sie brauchen Abrechnungsintegration
Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre nicht verhandelbaren Anforderungen
Einige Anforderungen schließen bestimmte Tools direkt aus:
- Abrechnung/Rechnungsstellung nötig? → Teamwork Grow, Productive oder Function Point
- Kreatives Proofing nötig? → Wrike
- Self-Hosting nötig? → Worklenz
- Kosten bei null halten? → Worklenz
Schritt 3: Starten Sie mit kostenlosen Tarifen
Jedes Tool auf dieser Liste bietet eine kostenlose Testphase. Die meisten Agenturen können die Eignung innerhalb von zwei Wochen bewerten. Führen Sie ein echtes Projekt durch das Tool. Klicken Sie sich nicht nur durch die Demo-Umgebung.
Schritt 4: Berechnen Sie die Gesamtkosten inklusive Integrationen
Der Listenpreis ist selten der Gesamtpreis. Asana für $109/Monat bei 10 Nutzern wird zu $109 + $60 (Harvest) + $30 (Reporting-Tool) = $200+/Monat, sobald Sie die fehlenden Teile hinzufügen. Berechnen Sie die Gesamtkosten des Workflows, den Sie tatsächlich benötigen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagementsoftware und Agenturverwaltungssoftware?
Projektmanagementsoftware verfolgt Aufgaben und Fristen. Agenturverwaltungssoftware ist speziell für das Geschäftsmodell von Dienstleistungsunternehmen konzipiert. Sie fügt Zeiterfassung (für die Abrechnung), Ressourcenmanagement (für die Auslastung), Kundenportale (für Transparenz) und oft Rechnungsstellung (für den Abrechnungszyklus) hinzu. Nicht alle PM-Tools qualifizieren sich als Agenturverwaltungstools.
Ist Worklenz wirklich für einen vollständigen Agentur-Workflow geeignet?
Ja. Worklenz umfasst Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Kundenportale, Analysen und integrierte Rechnungsstellung: den vollständigen Lieferungs-Workflow. Der Bereich, in dem Teamwork Grow oder Productive überlegen sind, ist erweitertes Finanzreporting: Stundensatzkarten, Rentabilitätsanalyse und Umsatzprognosen nach Kunde oder Rolle. Wenn diese Fähigkeiten entscheidend sind, ziehen Sie Teamwork oder Productive in Betracht. Für die meisten Agenturen ist die integrierte Rechnungsstellung von Worklenz ausreichend.
Wie viele Nutzer können Worklenz kostenlos verwenden?
Der kostenlose Worklenz-Cloud-Plan hat keine Nutzerlimits. Ob Sie 5 oder 50 Teammitglieder haben, der Preis beträgt $0. Der kostenlose Plan unterstützt bis zu 3 aktive Projekte gleichzeitig. Das ist ungewöhnlich: Die meisten Tools begrenzen kostenlose Pläne auf 5–10 Nutzer und 2–3 Projekte mit stark eingeschränkten Funktionen.
Sollte eine kleine Agentur (3–5 Personen) Agenturverwaltungssoftware verwenden?
Ja. Auch kleine Agenturen profitieren von strukturierter Zeiterfassung und Aufgabentransparenz. Bei 3–5 Personen bietet ein einfaches Tool wie Worklenz die benötigte Übersicht ohne den Overhead eines komplexen Enterprise-Systems. Je früher Sie die Gewohnheit etablieren, Zeit zu erfassen und Aufgaben zu verfolgen, desto einfacher ist es zu skalieren.
Welche Integrationen brauchen Agenturverwaltungstools?
Die nützlichsten Integrationen für Agenturen sind Slack (Aufgabenbenachrichtigungen in Team-Channels), Google Workspace oder Microsoft 365 (Kalendersynchronisation, Dateianhänge), Buchhaltungssoftware wie Xero oder QuickBooks (Zeitdaten für die Rechnungsstellung exportieren) und Kommunikationstools wie Zoom oder Google Meet (Meeting-Links bei Aufgaben).
Die meisten Tools auf dieser Liste decken Slack- und Google-Integration ab. Buchhaltungsintegrationen variieren. Teamwork und Productive haben native Integrationen; Worklenz nutzt API-Export.
Fazit
Wählen Sie basierend auf Ihrem primären unerfüllten Bedarf:
- Budget ist knapp und Sie brauchen den vollständigen Workflow: Worklenz (kostenloser Tarif; integrierte Rechnungsstellung inbegriffen)
- Sie wollen erweiterte Abrechnung, Stundensatzkarten und Rentabilitätsreporting: Teamwork Grow oder Productive
- Kreatives Proofing ist Ihr täglicher Engpass: Wrike Business
- Sie sind eine große Agentur und brauchen Finanzmanagement: Function Point oder Productive
- Sie brauchen Self-Hosting für Datencompliance: Worklenz
Die meisten Agenturen stellen fest, dass Worklenz 90 % dessen abdeckt, was sie benötigen, für $0/Monat, einschließlich integrierter Rechnungsstellung. Die verbleibenden 10 % (erweiterte Stundensatzkarten-Abrechnung, Rentabilitätsprognosen nach Abrechnungsrolle) sind der einzige Grund, Teamwork Grow oder Productive in Betracht zu ziehen.