Deixe-me contar sobre algo que parece chato, mas realmente fez uma enorme diferença na forma como dirigimos nossa agência. Campos personalizados. Eu sei, eu sei, não parece empolgante. Mas fique comigo.
Se você já gerenciou projetos em uma agência, você conhece a luta. Você tem clientes respirando em seu pescoço, prazos por toda parte e cerca de um milhão de pequenos detalhes que não se encaixam nas caixas padrão de “Nome da Tarefa” e “Data de Vencimento” que a maioria das ferramentas oferece. Costumávamos fazer malabarismos com planilhas, notas adesivas e documentos aleatórios apenas para acompanhar tudo. Era uma bagunça.
É exatamente por isso que construímos campos personalizados no Worklenz. E honestamente? Fez toda a diferença.
A questão sobre o trabalho de agência é: é complicado. Cada cliente é diferente. Cada projeto tem suas próprias peculiaridades. Mas a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos trata tudo da mesma maneira.
Precisa rastrear em qual estágio de aprovação um design está? Melhor adicionar à descrição da tarefa. Quer saber o status do seu orçamento? Espero que você tenha lembrado de atualizar aquela planilha. Tentando descobrir quem aprovou algo? Boa sorte encontrando aquele e-mail de três semanas atrás.
Todos nós já passamos por isso. E é exaustivo.
Uma pesquisa recente descobriu que 78% das empresas bem-sucedidas dizem que ferramentas personalizáveis são críticas para como trabalham. Para agências especialmente, onde um detalhe perdido pode custar um cliente, isso realmente importa.
O Worklenz oferece quatro tipos de campos personalizados que você pode adicionar a qualquer projeto ou tarefa. São super simples de configurar, sem codificação, sem ajuda de TI necessária. Apenas clique em “Adicionar Coluna Personalizada”, escolha seu tipo e pronto.
Deixe-me detalhar os quatro tipos:
Estes são basicamente menus suspensos que você mesmo cria. Escolha da sua própria lista de opções, adicione cores a elas, pronto.
Exemplo real de nossa equipe: Criamos um campo “Status de Aprovação do Cliente” com opções como “Aguardando Revisão”, “Aprovado”, “Precisa de Alterações” e “Em Espera”. Codificamos com cores: verde para aprovado, laranja para em espera, vermelho para precisa de alterações.
No mês passado, tivemos uma campanha de mídia social de $50 mil com um prazo apertado. Nosso designer podia ver instantaneamente quais posts estavam aprovados e quais precisavam de trabalho. Sem mensagens do Slack perguntando “Ei, o cliente aprovou isso?” Sem confusão. Apenas uma olhada rápida no campo codificado por cores e todos sabiam o que fazer.
Para lojas menores, isso é igualmente útil. Um amigo designer freelancer usa um campo de “Feedback do Cliente” para priorizar quais revisões abordar primeiro. Simples, mas eficaz.
Este é direto: rastreie qualquer data que você precise. Prazos, marcos, datas de aprovação, o que for.
Exemplo real de nossa equipe: Criamos um campo “Data de Aprovação do Cliente” para uma campanha de relações públicas. Quando um cliente aprovava algo, registrávamos a data ali mesmo. Durante um projeto com um cronograma apertado de comunicados à imprensa, podíamos ver rapidamente quais peças foram aprovadas e quando. Isso nos ajudou a priorizar o que finalizar primeiro e manteve tudo em movimento.
Mesmo se você trabalha sozinho, isso ajuda. Adicione um campo “Data de Pagamento Recebido” para rastrear quando os clientes realmente pagam você. Muito melhor do que vasculhar extratos bancários depois.
É aqui que as coisas ficam interessantes para agências conscientes do orçamento (ou seja, todas nós).
Você pode rastrear números em diferentes formatos:
Adicionamos um campo “Orçamento da Tarefa” a tarefas individuais em projetos maiores. Recentemente, em uma construção de site, notamos que a tarefa de desenvolvimento de um recurso havia consumido $100 de seu orçamento de $1.000 com ainda mais trabalho a fazer. Ver aquele número ali mesmo nos permitiu ter uma conversa rápida com o cliente sobre ajustar o escopo daquele recurso específico. Nos salvou de estourar o orçamento e ter uma conversa constrangedora depois.
Agências de conteúdo podem rastrear contagens de palavras por artigo. Agências de publicidade podem rastrear horas gastas por tarefa. Empresas de desenvolvimento podem rastrear tempo estimado versus tempo real. Quaisquer que sejam as métricas importantes para você, você pode rastreá-las no nível da tarefa, onde realmente importa.
Este se vincula a pessoas reais em sua equipe ou seus clientes.
Temos um campo “Aprovação Necessária De” que usamos para tudo. Em um projeto recente de rebranding com um grande cliente, este campo garantiu que todos, desde o diretor de arte até o vice-presidente do cliente, soubessem que precisavam aprovar coisas. Quando alguém ficou doente, pudemos reatribuir instantaneamente. Sem bolas caídas, sem confusão.
Equipes menores usam isso para campos de “Contato do Cliente”: apenas ter o nome da pessoa certa ali mesmo quando você precisa torna a comunicação muito mais suave.
Aqui está um cenário real do mês passado:
Estávamos redesenhando o site de um cliente. Configuramos campos personalizados para cada tarefa:
Tudo estava em um só lugar. Quando o cliente solicitou alterações em três páginas, pudemos ver instantaneamente quais já estavam aprovadas e quais ainda estavam em rascunho. Quando nosso designer ligou doente, verificamos o campo Pessoa e soubemos exatamente quais tarefas precisavam ser reatribuídas. O rastreamento do orçamento nos mostrou que um recurso estava consumindo muitas horas, então o sinalizamos cedo.
Sem reuniões necessárias para descobrir o status do projeto. Sem correntes intermináveis de e-mail perguntando “quem está trabalhando no quê?” Apenas abra o projeto, dê uma olhada nos campos e todos sabem exatamente onde as coisas estão.
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Esse é o poder de ter seus dados organizados da maneira como SUA agência realmente trabalha.
Campos personalizados parecem uma coisa pequena. Mas não são. Eles são a diferença entre forçar seu trabalho no sistema de outra pessoa e ter um sistema que realmente se adapta à sua forma de trabalhar.
O Worklenz torna isso estupidamente fácil. Nenhum conhecimento técnico necessário. Nenhuma configuração complicada. Apenas adicione os campos que você precisa e volte a fazer o trabalho real.
Seja você uma loja de uma pessoa tentando se manter organizado ou uma grande agência tentando coordenar dezenas de pessoas, este é o tipo de recurso que simplesmente faz sentido. Não tornará seu trabalho mais glamouroso, mas o tornará muito mais fácil.
E honestamente? Na vida de agência, mais fácil é praticamente a melhor coisa que você pode pedir.
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