Déjame contarte sobre algo que suena aburrido pero que realmente marcó una gran diferencia en cómo dirigimos nuestra agencia. Campos personalizados. Lo sé, lo sé, no suena emocionante. Pero quédate conmigo.
Si alguna vez has gestionado proyectos en una agencia, conoces la lucha. Tienes clientes respirándote en la nuca, fechas límite por todas partes, y alrededor de un millón de pequeños detalles que no encajan en las casillas estándar de “Nombre de tarea” y “Fecha de vencimiento” que te dan la mayoría de las herramientas. Solíamos hacer malabares con hojas de cálculo, notas adhesivas y documentos aleatorios solo para mantener el control de todo. Era un desastre.
Exactamente por eso construimos campos personalizados en Worklenz. ¿Y honestamente? Ha marcado toda la diferencia.
La cuestión con el trabajo de agencia es: es complicado. Cada cliente es diferente. Cada proyecto tiene sus propias peculiaridades. Pero la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tratan todo de la misma manera.
¿Necesitas rastrear en qué etapa de aprobación está un diseño? Mejor agrégalo a la descripción de la tarea. ¿Quieres saber el estado de tu presupuesto? Espero que hayas recordado actualizar esa hoja de cálculo. ¿Intentas averiguar quién aprobó algo? Buena suerte encontrando ese correo de hace tres semanas.
Todos hemos estado ahí. Y es agotador.
Una encuesta reciente encontró que el 78% de las empresas exitosas dicen que las herramientas personalizables son críticas para su forma de trabajar. Para las agencias especialmente, donde un detalle perdido puede costarte un cliente, esto realmente importa.
Worklenz te ofrece cuatro tipos de campos personalizados que puedes agregar a cualquier proyecto o tarea. Son súper simples de configurar, sin codificación, sin ayuda de TI necesaria. Solo haz clic en “Agregar columna personalizada”, elige tu tipo y listo.
Déjame desglosar los cuatro tipos:
Estos son básicamente menús desplegables que creas tú mismo. Elige de tu propia lista de opciones, agrégales colores, listo.
Ejemplo real de nuestro equipo: Creamos un campo de “Estado de aprobación del cliente” con opciones como “Esperando revisión”, “Aprobado”, “Necesita cambios” y “En espera”. Los codificamos con colores: verde para aprobado, naranja para en espera, rojo para necesita cambios.
El mes pasado, tuvimos una campaña de redes sociales de $50,000 con una fecha límite ajustada. Nuestro diseñador podía ver instantáneamente qué publicaciones estaban aprobadas y cuáles necesitaban trabajo. Sin mensajes de Slack preguntando “Oye, ¿el cliente aprobó esto?” Sin confusión. Solo un vistazo rápido al campo codificado por colores y todos sabían qué hacer.
Para tiendas más pequeñas, esto es igual de útil. Un amigo diseñador freelance usa un campo de “Comentarios del cliente” para priorizar qué revisiones abordar primero. Simple pero efectivo.
Este es directo: rastrea cualquier fecha que necesites. Fechas límite, hitos, fechas de aprobación, lo que sea.
Ejemplo real de nuestro equipo: Creamos un campo de “Fecha de aprobación del cliente” para una campaña de relaciones públicas. Cuando un cliente aprobaba algo, registrábamos la fecha justo allí. Durante un proyecto con un calendario ajustado de comunicados de prensa, podíamos ver rápidamente qué piezas habían sido aprobadas y cuándo. Esto nos ayudó a priorizar qué finalizar primero y mantuvo todo avanzando sin problemas.
Incluso si trabajas solo, esto ayuda. Agrega un campo de “Fecha de pago recibido” para rastrear cuándo los clientes realmente te pagan. Mucho mejor que buscar en extractos bancarios después.
Aquí es donde las cosas se ponen interesantes para agencias conscientes del presupuesto (es decir, todas nosotras).
Puedes rastrear números en diferentes formatos:
Agregamos un campo de “Presupuesto de tarea” a tareas individuales en proyectos más grandes. Recientemente en la construcción de un sitio web, notamos que la tarea de desarrollo de una función había consumido $100 de su presupuesto de $1,000 con aún más trabajo por hacer. Ver ese número justo allí nos permitió tener una conversación rápida con el cliente sobre ajustar el alcance de esa función específica. Nos salvó de exceder el presupuesto y tener una conversación incómoda después.
Las agencias de contenido pueden rastrear el recuento de palabras por artículo. Las agencias de publicidad pueden rastrear horas gastadas por tarea. Las empresas de desarrollo pueden rastrear tiempo estimado versus real. Cualquiera que sean las métricas que te importen, puedes rastrearlas a nivel de tarea donde realmente importa.
Este se vincula a personas reales en tu equipo o tus clientes.
Tenemos un campo de “Aprobación requerida de” que usamos para todo. En un proyecto reciente de rebranding con un gran cliente, este campo se aseguró de que todos, desde el director de arte hasta el vicepresidente del cliente, supieran que necesitaban aprobar cosas. Cuando alguien estaba enfermo, podíamos reasignarlo instantáneamente. Sin pelotas caídas, sin confusión.
Los equipos más pequeños usan esto para campos de “Contacto del cliente”: simplemente tener el nombre de la persona correcta justo allí cuando lo necesitas hace que la comunicación sea mucho más fluida.
Aquí hay un escenario real del mes pasado:
Estábamos rediseñando el sitio web de un cliente. Configuramos campos personalizados para cada tarea:
Todo estaba en un solo lugar. Cuando el cliente solicitó cambios en tres páginas, pudimos ver instantáneamente cuáles ya estaban aprobadas y cuáles aún estaban en borrador. Cuando nuestro diseñador llamó enfermo, revisamos el campo de Persona y supimos exactamente qué tareas necesitaban ser reasignadas. El seguimiento del presupuesto nos mostró que una función estaba consumiendo demasiadas horas, así que la marcamos temprano.
No se necesitaron reuniones para averiguar el estado del proyecto. No hay cadenas interminables de correos preguntando “¿quién está trabajando en qué?” Solo abre el proyecto, echa un vistazo a los campos y todos saben exactamente dónde están las cosas.
Ese es el poder de tener tus datos organizados de la manera en que TU agencia realmente trabaja.
Los campos personalizados suenan como algo pequeño. Pero no lo son. Son la diferencia entre forzar tu trabajo en el sistema de otra persona y tener un sistema que realmente se adapta a cómo trabajas.
Worklenz hace esto estúpidamente fácil. No se necesita conocimiento técnico. Sin configuración complicada. Solo agrega los campos que necesitas y vuelve a hacer trabajo real.
Ya seas una tienda de una sola persona tratando de mantenerte organizado o una gran agencia tratando de coordinar docenas de personas, este es el tipo de función que simplemente tiene sentido. No hará que tu trabajo sea más glamoroso, pero lo hará mucho más fácil.
¿Y honestamente? En la vida de agencia, más fácil es prácticamente lo mejor que puedes pedir.
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