Como implementar la matriz de Eisenhower en Worklenz
Si diriges una agencia o gestionas multiples proyectos a la vez, ya sabes que no todas las tareas de tu lista tienen el mismo peso. Una solicitud de revision de un cliente que llega a tu bandeja de entrada a las 9 de la manana se siente urgente. Lo mismo ocurre con un miembro del equipo que te notifica sobre un recurso retrasado. Pero si te detienes y miras realmente lo que hace avanzar el proyecto, esas dos cosas pueden no merecer la misma atencion.
Ese es exactamente el problema para el que fue creada la Matriz de Eisenhower.
Que es la Matriz de Eisenhower?
La Matriz de Eisenhower, tambien llamada Matriz Urgente-Importante, es una simple cuadricula 2x2 que divide tus tareas en cuatro categorias basadas en dos preguntas: Es urgente? Es importante?
Los cuatro cuadrantes funcionan asi:
- Hacer - Urgente e Importante. Maneja estos ahora.
- Planificar - Importante pero no urgente. Planifica un momento para estos.
- Delegar - Urgente pero no importante. Pasalos a otra persona.
- Eliminar - No urgente, no importante. Descartalos.
Para agencias que gestionan trabajo de clientes, retainers y proyectos internos al mismo tiempo, este marco elimina rapidamente el ruido. Un error en el sitio web activo de un cliente es urgente e importante. Escribir el boletin interno del proximo trimestre no es ninguno de los dos.
Prueba rapida antes de comenzar: Si quieres explorar la Matriz de Eisenhower sin configurar un proyecto completo, prueba la herramienta gratuita de Eisenhower de Worklenz. Es una forma rapida de ver como se sienten los cuadrantes con tus tareas reales antes de comprometerte con un flujo de trabajo dentro de Worklenz.
Configurarlo en Worklenz
Worklenz no tiene una vista integrada de la Matriz de Eisenhower, pero sus funciones existentes se asignan al marco de manera muy limpia. Aqui te explicamos como construirlo paso a paso.
Paso 1: Lista todas tus tareas
Comienza agregando todo en lo que necesitas trabajar a tu lista de tareas del proyecto. No filtres todavia. Entregables, elementos de retroalimentacion de clientes, revisiones internas, correcciones de errores, check-ins del equipo, pon todo.
Paso 2: Establece la prioridad en cada tarea
Worklenz ahora admite cuatro niveles de prioridad: Critico, Alto, Medio y Bajo. Usalos para reflejar tanto la urgencia como la importancia, que se asigna directamente a los cuadrantes de Eisenhower.
Aqui te explicamos como pensar en cada nivel:
- Critico - Necesita atencion inmediata. Urgente e importante. Estos pertenecen al cuadrante Hacer.
- Alto - Trabajo importante que tiene un plazo claro pero aun no esta en llamas. Estos pertenecen al cuadrante Planificar.
- Medio - Urgente en apariencia pero no necesariamente impulsa el resultado del proyecto. Estos pertenecen al cuadrante Delegar.
- Bajo - Ni apremiante ni de alto impacto. Estos pertenecen al cuadrante Eliminar.
Con cuatro niveles de prioridad, el campo de prioridad ahora funciona como tu senal de la matriz. Una vez que una tarea tiene una prioridad, ya sabes en que cuadrante cae antes de asignar una fase.
Este campo de prioridad se convierte en tu eje “Urgente vs No urgente / Importante vs No importante” en la matriz.
Paso 3: Usa las fases como tus cuadrantes de la matriz
Este es el paso clave. En Worklenz, la seccion Fases te permite crear agrupaciones personalizadas para tus tareas. Renombra las fases para que coincidan con los cuatro cuadrantes de Eisenhower.
Ve a las fases de tu proyecto y configuralas asi:
- Hacer (Urgente + Importante) - para tareas de prioridad Critica
- Planificar (Importante, no urgente) - para tareas de prioridad Alta
- Delegar (Urgente, no importante) - para tareas de prioridad Media
- Eliminar (No urgente, no importante) - para tareas de prioridad Baja
Esta alineacion significa que tu prioridad y fase siempre cuentan la misma historia. Una tarea marcada como Critica siempre deberia estar en la fase Hacer. Si encuentras una tarea Critica en Eliminar, esa es una senal para reevaluar la prioridad o la ubicacion.
Consejo: Asigna un color distinto a cada fase para que los cuadrantes sean inmediatamente reconocibles de un vistazo. Por ejemplo, usa rojo para Hacer, azul para Planificar, amarillo para Delegar y gris para Eliminar. Worklenz te permite establecer un color por fase directamente desde el panel de fases.
Una vez creadas las fases, repasa cada tarea de tu lista y asignala a la fase correcta segun su prioridad. Puedes hacerlo desde el panel de detalles de la tarea seleccionando el campo de fase y eligiendo el cuadrante correspondiente.
Paso 4: Ver y filtrar tu matriz
Una vez que las tareas tengan asignada una prioridad y una fase, Worklenz te ofrece dos formas de revisar la matriz segun lo que necesites.
Vista de lista de tareas: Permanece en la vista de lista y agrupa por Fase o Prioridad. Esto te da un desglose limpio de las tareas bajo cada cuadrante o nivel de prioridad. Dado que los cuatro niveles de prioridad se asignan directamente a los cuatro cuadrantes, agrupar solo por prioridad te da una lectura rapida de la matriz. Luego puedes filtrar por Estado para ver solo las tareas que estan en progreso, pendientes o completadas. Esto es util cuando quieres verificar rapidamente que aun necesita accion en el cuadrante Hacer o que tareas en el cuadrante Planificar aun no se han iniciado.
Vista de tablero: Cambia al tablero Kanban y agrupa por Fase. Tu tablero ahora muestra cuatro columnas, una para cada cuadrante. Esta es una mejor vista cuando quieres una imagen visual de como se distribuye la carga de trabajo entre el equipo. Aplica tambien el filtro de Estado aqui para ocultar las tareas completadas y centrarte solo en lo que aun esta abierto.
Usa ambas vistas juntas. Comienza tu dia en la vista de lista para verificar prioridades y usa la vista de tablero en las revisiones del equipo para detectar donde las tareas se acumulan o se estancan.
Paso 5: Revisar y mover tareas regularmente
La matriz solo funciona si se mantiene actualizada. Hazla parte de tu revision semanal del proyecto. A medida que llegan las tareas, establece primero la prioridad y luego asigna la fase correspondiente antes de entregarsela a alguien. Cuando las prioridades cambian de Alto a Critico, mueve la tarea de Planificar a Hacer al mismo tiempo para mantener ambas senales sincronizadas.
La combinacion de cuatro niveles de prioridad y agrupacion por fase significa que tu equipo siempre tiene dos senales claras apuntando en la misma direccion, y nadie necesita una larga reunion de estado para descubrir en que concentrarse a continuacion.
Por que esto funciona para agencias
El trabajo de agencia es reactivo por naturaleza. Los clientes envian retroalimentacion de ultimo momento. El alcance cambia. Una tarea que pensabas que estaba a dos dias se convierte en urgente para manana. Sin un sistema, los equipos derivan hacia lo que suena mas fuerte.
La Matriz de Eisenhower le da a tu equipo un lenguaje comun. Cuando alguien pregunta “debo dejar lo que estoy haciendo por esto?”, la respuesta ya es visible en el tablero. Si esta en la columna Hacer con una prioridad Critica, si. Si esta en la columna Planificar con una prioridad Alta, puede esperar hasta que la tarea actual este terminada.
Los cuatro niveles de prioridad tambien agregan resolucion que le falta a un sistema binario urgente/no urgente. Una tarea que pasa de Medio a Alto es una senal para observar. Una tarea que salta directamente a Critico significa que alguien necesita actuar ahora. Ese gradiente es visible sin una reunion.
Tambien ayuda a los gerentes a detectar brechas de delegacion. Si la columna Hacer de una persona tiene ocho tareas Criticas y la columna Delegar de otro miembro del equipo esta vacia, el desequilibrio es visible y corregible.
Listo para probarlo?
Para una prueba personal rapida del concepto, usa la herramienta gratuita de Eisenhower de Worklenz. Sin configuracion requerida.
Para trabajo real de proyectos con tu equipo, construye esto en Worklenz Cloud. La configuracion de fases y prioridades descrita anteriormente toma alrededor de diez minutos en tu primer proyecto, y la vista Kanban se encarga del resto.
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