Lassen Sie mich Ihnen von etwas erzählen, das langweilig klingt, aber tatsächlich einen großen Unterschied in der Führung unserer Agentur gemacht hat. Benutzerdefinierte Felder. Ich weiß, ich weiß, es klingt nicht aufregend. Aber bleiben Sie bei mir.
Wenn Sie jemals Projekte in einer Agentur verwaltet haben, kennen Sie das Problem. Sie haben Kunden, die Ihnen im Nacken sitzen, überall Deadlines und etwa eine Million kleiner Details, die nicht in die standardmäßigen “Aufgabenname”- und “Fälligkeitsdatum”-Felder passen, die Ihnen die meisten Tools geben. Früher haben wir mit Tabellen, Haftnotizen und zufälligen Dokumenten jongliert, nur um den Überblick zu behalten. Es war ein Chaos.
Genau deshalb haben wir benutzerdefinierte Felder in Worklenz integriert. Und ehrlich? Es hat den ganzen Unterschied gemacht.
Die Sache mit Agenturarbeit ist: Es ist kompliziert. Jeder Kunde ist anders. Jedes Projekt hat seine eigenen Besonderheiten. Aber die meisten Projektmanagement-Tools behandeln alles auf die gleiche Weise.
Müssen Sie verfolgen, in welcher Genehmigungsphase sich ein Design befindet? Besser, Sie fügen es zur Aufgabenbeschreibung hinzu. Wollen Sie Ihren Budgetstatus wissen? Hoffentlich haben Sie daran gedacht, diese Tabelle zu aktualisieren. Versuchen Sie herauszufinden, wer etwas abgezeichnet hat? Viel Glück beim Finden dieser E-Mail von vor drei Wochen.
Wir waren alle schon dort. Und es ist erschöpfend.
Eine aktuelle Umfrage ergab, dass 78% der erfolgreichen Unternehmen sagen, dass anpassbare Tools entscheidend für ihre Arbeitsweise sind. Besonders für Agenturen, wo ein verpasstes Detail Sie einen Kunden kosten kann, ist das wirklich wichtig.
Worklenz bietet Ihnen vier Arten von benutzerdefinierten Feldern, die Sie jedem Projekt oder jeder Aufgabe hinzufügen können. Sie sind kinderleicht einzurichten, keine Programmierung, keine IT-Hilfe erforderlich. Klicken Sie einfach auf “Benutzerdefinierte Spalte hinzufügen”, wählen Sie Ihren Typ und fertig.
Lassen Sie mich die vier Typen aufschlüsseln:
Das sind im Grunde Dropdown-Menüs, die Sie selbst erstellen. Wählen Sie aus Ihrer eigenen Liste von Optionen, fügen Sie Farben hinzu, fertig.
Reales Beispiel aus unserem Team: Wir haben ein Feld “Kundengenehmigungsstatus” mit Optionen wie “Warten auf Überprüfung”, “Genehmigt”, “Benötigt Änderungen” und “In Wartestellung” erstellt. Wir haben sie farbcodiert – grün für genehmigt, orange für in Wartestellung, rot für benötigt Änderungen.
Letzten Monat hatten wir eine 50.000-Dollar-Social-Media-Kampagne mit einer engen Deadline. Unser Designer konnte sofort sehen, welche Beiträge genehmigt waren und welche Arbeit benötigten. Keine Slack-Nachrichten mit “Hey, hat der Kunde das genehmigt?” Keine Verwirrung. Nur ein kurzer Blick auf das farbcodierte Feld und jeder wusste, was zu tun war.
Für kleinere Betriebe ist das genauso nützlich. Ein befreundeter freiberuflicher Designer verwendet ein “Kundenfeedback”-Feld, um zu priorisieren, welche Überarbeitungen zuerst anzugehen sind. Einfach aber effektiv.
Dieses ist unkompliziert – verfolgen Sie jedes Datum, das Sie benötigen. Deadlines, Meilensteine, Genehmigungsdaten, was auch immer.
Reales Beispiel aus unserem Team: Wir haben ein “Kundengenehmigungsdatum”-Feld für eine PR-Kampagne erstellt. Wenn ein Kunde etwas genehmigte, protokollierten wir das Datum direkt dort. Während eines Projekts mit einem engen Pressemitteilungsplan konnten wir schnell sehen, welche Teile genehmigt worden waren und wann. Das half uns zu priorisieren, was zuerst fertiggestellt werden sollte, und hielt alles in Bewegung.
Selbst wenn Sie alleine arbeiten, hilft das. Fügen Sie ein “Zahlungserhaltdatum”-Feld hinzu, um zu verfolgen, wann Kunden Sie tatsächlich bezahlen. Viel besser als später durch Kontoauszüge zu graben.
Hier wird es interessant für budgetbewusste Agenturen (also alle von uns).
Sie können Zahlen in verschiedenen Formaten verfolgen:
Wir fügen bei größeren Projekten ein “Aufgabenbudget”-Feld zu einzelnen Aufgaben hinzu. Kürzlich bei einem Website-Bau bemerkten wir, dass die Entwicklungsaufgabe einer Funktion 100 Dollar von ihrem 1.000-Dollar-Budget verbraucht hatte, während noch mehr Arbeit zu erledigen war. Diese Zahl direkt dort zu sehen, ermöglichte uns ein schnelles Gespräch mit dem Kunden über die Anpassung des Umfangs für diese spezifische Funktion. Das bewahrte uns davor, das Budget zu überschreiten und später ein peinliches Gespräch zu haben.
Content-Agenturen können Wortzahlen pro Artikel verfolgen. Werbeagenturen können aufgewendete Stunden pro Aufgabe verfolgen. Entwicklungsfirmen können geschätzte versus tatsächliche Zeit verfolgen. Welche Metriken auch immer für Sie wichtig sind, Sie können sie auf Aufgabenebene verfolgen, wo es wirklich zählt.
Dieses verknüpft mit tatsächlichen Personen in Ihrem Team oder Ihren Kunden.
Wir haben ein “Abzeichnung erforderlich von”-Feld, das wir für alles verwenden. Bei einem kürzlichen Rebranding-Projekt mit einem großen Kunden stellte dieses Feld sicher, dass jeder vom Art Director bis zum VP des Kunden wusste, dass er Dinge genehmigen musste. Als jemand krank war, konnten wir es sofort neu zuweisen. Keine verpassten Bälle, keine Verwirrung.
Kleinere Teams verwenden dies für “Kundenkontakt”-Felder – einfach den Namen der richtigen Person direkt dort zu haben, wenn Sie ihn brauchen, macht die Kommunikation so viel reibungsloser.
Hier ist ein reales Szenario vom letzten Monat:
Wir haben die Website eines Kunden neu gestaltet. Wir haben benutzerdefinierte Felder für jede Aufgabe eingerichtet:
Alles war an einem Ort. Als der Kunde Änderungen an drei Seiten anforderte, konnten wir sofort sehen, welche bereits genehmigt waren und welche noch im Entwurf waren. Als unser Designer sich krank meldete, prüften wir das Personenfeld und wussten genau, welche Aufgaben neu zugewiesen werden mussten. Die Budgetverfolgung zeigte uns, dass eine Funktion zu viele Stunden verbrauchte, also markierten wir sie früh.
Keine Meetings nötig, um den Projektstatus herauszufinden. Keine endlosen E-Mail-Ketten mit der Frage “Wer arbeitet woran?” Öffnen Sie einfach das Projekt, werfen Sie einen Blick auf die Felder, und jeder weiß genau, wo die Dinge stehen.
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Benutzerdefinierte Felder klingen nach einer Kleinigkeit. Aber das sind sie nicht. Sie sind der Unterschied zwischen der Zwang Ihrer Arbeit in das System von jemand anderem und einem System, das tatsächlich zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Worklenz macht das kinderleicht. Keine technischen Kenntnisse erforderlich. Keine komplizierte Einrichtung. Fügen Sie einfach die Felder hinzu, die Sie benötigen, und kehren Sie zur eigentlichen Arbeit zurück.
Egal, ob Sie ein Ein-Personen-Betrieb sind, der organisiert bleiben möchte, oder eine große Agentur, die versucht, Dutzende von Personen zu koordinieren – das ist die Art von Funktion, die einfach Sinn macht. Es wird Ihre Arbeit nicht glamouröser machen, aber es wird sie viel einfacher machen.
Und ehrlich? Im Agenturleben ist einfacher so ziemlich das Beste, worum man bitten kann.
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